IOM recrute 01 Assistante Achats et Logistique

Créée en 1951, l’OIM est une organisation apparentée des Nations Unies et, en tant que principale agence des Nations Unies dans le domaine de la migration, travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM se consacre à la promotion d’une migration humaine et ordonnée dans l’intérêt de tous. Pour ce faire, il fournit des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.

L’OIM s’engage en faveur d’un environnement diversifié et inclusif. Les candidatures de candidates qualifiées sont particulièrement encouragées. Pour ce poste vacant, les candidats internes sont considérés comme des candidats de premier rang

Contexte

Sous la supervision générale du (de la) Gestionnaire(trice) des ressources, le titulaire s’acquitte des fonctions et responsabilités suivantes :

Responsabilités

Organisation du processus d’approvisionnement, y compris;
Recevoir les demandes d’achat et d’approvisionnement approuvées du bureau principal, du département médical et des bureaux extérieurs
Mener des demandes de qualification, des DGI ou des demandes de propositions
Réception de devis, d’offres ou de propositions
Évaluation des propositions/devis reçus pour assurer la conformité avec la politique d’achat de l’OIM
Partager et conseiller les chefs de projet et les superviseurs sur l’offre collectée et les meilleurs biens / services à acquérir.
Préparer les bons de commande / contrats et s’assurer que toutes les approbations sont obtenues, livrer les bons de commande aux fournisseurs et obtenir leurs signatures sur ceux-ci.
Faire un suivi auprès des fournisseurs et assurer la livraison rapide et appropriée des Biens / Services.
Coordonner avec l’unité de réception les biens / services à recevoir et obtenir les bons de livraison satisfaisants
Effectuer un premier examen des factures des fournisseurs pour assurer la conformité avec les commandes et les biens / services reçus.
Préparer les demandes de paiement et assurer le paiement en temps opportun aux fournisseurs / prestataires de services.
Aider au processus contractuel tout au long du cycle d’approvisionnement, y compris la définition des besoins, les études de marché, la publication des appels d’offres et l’évaluation de la performance des fournisseurs conformément aux règles d’approvisionnement de l’OIM.
Tenir une base de données appropriée sur les contrats liés à l’approvisionnement et coordonner avec l’adjoint principal à l’approvisionnement tout contrat arrivant à échéance qui doit être renouvelé.
Assurez-vous que tous les actifs achetés sont correctement enregistrés dans SAP et effectuez des vérifications régulières de l’inventaire pour vous assurer que les actifs physiques sont comptabilisés avec les enregistrements dans SAP et que tous les actifs sont correctement étiquetés.
Proposer des mécanismes de contrôle interne pour protéger les avoirs de l’Organisation et prévenir la fraude. Veiller à ce que des registres appropriés de l’aliénation des biens soient conservés et à ce que ces biens soient éliminés conformément aux politiques d’approvisionnement et de gestion des biens de l’OIM.
Effectuer et suivre les besoins du bureau en matière de stocks, de biens consomptibles, de services et les partager avec l’assistant principal aux achats.
Aider à tous les autres services logistiques, tels que l’entretien et la réparation des installations de bureau (y compris l’entretien préventif), l’entretien de la flotte de véhicules de l’OIM et d’autres services de soutien communs à la mission, ainsi que conclure des accords d’entretien avec les fournisseurs compétents lorsque cela est possible et jugé rentable.
Adhérer au manuel d’approvisionnement de l’OIM et aider le BMR à mettre en œuvre un contrôle interne efficace et le bon fonctionnement d’un système de gestion des achats axé sur le client.
Maintenir un classement approprié de tous les documents liés à l’approvisionnement.
Participer au Groupe de travail sur les achats de l’initiative Unité d’action des Nations Unies, le cas échéant,
S’acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées.

Qualifications et expérience requises

Éducation

Diplôme d’études secondaires avec cinq ans d’expérience pertinente;
OU
Baccalauréat en approvisionnement, administration des affaires, gestion de projet avec 3 ans d’expérience professionnelle pertinente;

Expérience

Maîtrise démontrée des applications Microsoft Office, y compris Excel, PowerPoint, Bonne connaissance des technologies de l’information et maîtrise des applications Microsoft Office, y compris Excel, Word, PowerPoint, Publisher et SharePoint.
Personne tolérante avec la capacité de travailler avec des personnes d’horizons différents et avec flexibilité et capable de faire des heures supplémentaires, sur demande.
Capable de travailler dans des conditions stressantes et difficiles.
Capacité démontrée de maintenir l’exactitude et la confidentialité dans l’exécution des responsabilités.
Une expérience professionnelle antérieure au sein d’une organisation internationale ou des Nations Unies serait un atout important

Compétences

Excellentes compétences en communication, interpersonnelles et interculturelles avec capacité à bien travailler dans un environnement multiculturel.
Des modalités de travail flexibles et la capacité de gérer la pression sont souhaitables

Traduction

Les langues officielles de l’OIM sont l’anglais, le français et l’espagnol.
Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise de l’anglais et du français est exigée (à l’oral et à l’écrit).
La maîtrise de la ou des langues requises sera spécifiquement évaluée au cours du processus de sélection, qui peut inclure des évaluations écrites et / orales.

Compétences requises

Le titulaire doit démontrer les valeurs et compétences suivantes :

Valeurs – Tous les membres du personnel de l’OIM doivent respecter et démontrer ces cinq valeurs :

Inclusion et respect de la diversité : Respecte et promeut les différences individuelles et culturelles. Encourage la diversité et l’inclusion.
Intégrité et transparence : Maintenir des normes éthiques élevées et agir d’une manière compatible avec les principes, règles et normes de conduite de l’Organisation.
Professionnalisme : Aptitude démontrée à travailler de manière posée, compétente et engagée et faire preuve de discernement pour relever les défis quotidiens.
Courage : Démontrer sa volonté de prendre position sur des questions importantes.
Empathie : Fait preuve de compassion envers les autres, fait en sorte que les gens se sentent en sécurité, respectés et traités équitablement.

Compétences essentielles – indicateurs comportementaux niveau 1

Travail d’équipe : développe et favorise une collaboration efficace au sein des unités et entre elles afin d’atteindre des objectifs communs et d’optimiser les résultats.
Obtenir des résultats : produire et fournir des résultats de qualité en temps opportun et axés sur le service ; est orienté vers l’action et déterminé à atteindre les résultats convenus.
Gérer et partager les connaissances : cherche continuellement à apprendre, à partager des connaissances et à innover.
Sens des responsabilités : s’approprier la réalisation des priorités de l’Organisation et assumer la responsabilité de sa propre action et du travail délégué.
Communication : encourage et contribue à une communication claire et ouverte ; explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.

Autre:

Les candidats internes de l’Organisation seront considérés comme des candidats de premier rang.

Toute offre faite au candidat en relation avec le présent avis de vacance est soumise à confirmation de financement.

La nomination sera assujettie à l’attestation que le candidat est médicalement apte à la nomination, à l’accréditation, aux exigences en matière de résidence ou de visa et aux autorisations de sécurité. Sous réserve de certaines exemptions, la vaccination contre la COVID-19 sera en principe obligatoire pour les personnes embauchées à compter du 15 novembre 2021. Cela sera vérifié dans le cadre du processus d’autorisation médicale.

Seuls les candidats résidant dans le pays du lieu d’affectation ou d’un lieu situé dans un pays voisin situé à une distance de navettage du lieu d’affectation seront pris en considération. Dans tous les cas, une condition préalable à l’entrée en fonction est la résidence légale dans le pays du lieu d’affectation, ou dans le pays voisin situé à distance de navettage, et un permis de travail, selon le cas.

Comment postuler

Les candidats intéressés sont invités à soumettre leur candidature par e-mail à: reciomsenegalco@iom.int se référant à cette annonce dans l’objet: « SVN-CO-007-2023 et nom complet ». La candidature doit contenir un CV et une lettre de motivation.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Date de clôture : 05.06.2023