United Nations recrute 01 Assistant approvisionnement
Réglage et rapports organisationnels
Le poste est à pourvoir au Bureau régional pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre, qui relève de la Division des opérations de l’Office des Nations Unies contre la drogue et le crime (ONUDC), dont le lieu d’affectation est Dakar, Sénégal. L’assistant aux achats travaillera sous la direction générale du (de la) Représentant(e) régional(e) du ROSEN et sous la supervision directe du (de la) Spécialiste des opérations et du (de la) Fonctionnaire chargé des achats. Pour plus d’informations sur l’ONUDC, veuillez consulter notre site Web : www.unodc.org
Responsabilités
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, l’assistant aux achats s’acquitte des fonctions ci-après :
- Examiner, enregistrer et hiérarchiser les demandes d’achat et obtenir des informations/documents supplémentaires au besoin ; aider les demandeurs à préparer l’étendue des travaux et les spécifications des biens et des services ; proposer des substitutions de produits conformes aux exigences pour réaliser des économies de coûts ; déterminer la disponibilité des sources de financement.
- Identifier et recommander les sources d’approvisionnement ; interroger les fournisseurs potentiels en s’assurant que tous les fournisseurs potentiels sont enregistrés auprès de l’UNGM et synchronisés dans UMOJA.
- Produire des documents d’appel d’offres (p. ex., appels d’offres, demandes de propositions et demandes de prix) en fonction de la nature des besoins et du coût de l’approvisionnement en cause.
- Préparer des résumés d’offres et compiler les données contenues dans les devis, les propositions et les offres pour déterminer quel fournisseur peut fournir les biens/services requis aux meilleures conditions et aux coûts les plus bas possibles, en tenant compte de la qualité, du délai de livraison, du paiement rapide et d’autres remises, des coûts de transport, etc.
- Entamer la négociation des termes et conditions des commandes sous la direction des agents d’approvisionnement ; obtenir du crédit et d’autres renseignements sur les fournisseurs proposés.
- Finaliser les bons de commande et les contrats pour approbation par la délégation de pouvoirs en matière d’approvisionnement ; autoriser les achats conformément au pouvoir de signature délégué et, au besoin, préparer la soumission au comité des marchés pour examen et approbation ultérieure par le représentant autorisé.
- Résoudre les problèmes liés aux marchandises livrées, y compris les écarts entre les bons de commande et les articles/quantités expédiés ou reçus ; préparer et signer les formulaires de retour au fournisseur pour les marchandises inacceptables ou endommagées reçues.
- Tenir à jour les bases de données et les dossiers internes pertinents ; suivre les ententes contractuelles, les contrats d’approvisionnement direct, etc. et informer les utilisateurs concernés des droits et obligations contractuels.
- Rechercher, récupérer et présenter de l’information auprès de diverses sources internes et externes sur les sources d’approvisionnement, les fournisseurs par produit, etc., et obtenir des spécifications pour les nouveaux produits et équipements sur le marché.
- Rédiger une correspondance variée.
- Superviser, affecter et examiner le travail du personnel moins expérimenté.
- Aider à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation de présentations de données et de rapports pour le partage d’informations, la réponse aux demandes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.
- Aider à la visualisation et à la mise à jour du matériel d’information tel que les pages Web ou les brochures.
- Effectuer d’autres tâches liées au travail selon les besoins.
Compétences
- Professionnalisme : Connaître les politiques, processus et procédures d’achat en général et, en particulier, ceux liés à l’achat de fournitures et de services. Connaître le Règlement financier et les règles de gestion financière et être capable de rechercher et de recueillir des informations auprès de diverses sources standard et de faire preuve de discernement dans le cadre des tâches qui lui sont confiées. Avoir la capacité d’effectuer des analyses, des modélisations et des interprétations de données à l’appui de la prise de décisions. Être fier de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; être consciencieux et efficace dans le respect des engagements, des délais et des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; faire preuve de persévérance face à des problèmes ou à des défis difficiles ; Reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif de l’égalité des sexes en assurant la participation égale et la pleine participation des femmes et des hommes à tous les aspects du travail.
- Esprit d’équipe : Travailler en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’Organisation ; sollicite des contributions en valorisant véritablement les idées et les compétences des autres ; est prêt à apprendre des autres ; faire passer l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même si ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
- Aptitude à planifier et à organiser : Définir clairement des objectifs compatibles avec les stratégies convenues ; identifier les activités et les missions prioritaires ; ajuster les priorités au besoin ; alloue suffisamment de temps et de ressources pour l’exécution du travail ; prévoir les risques et tenir compte des imprévus lors de la planification ; suivre et ajuster les plans et les mesures si nécessaire ; Utilise le temps efficacement.
Éducation
- Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est exigé. Un diplôme de niveau 4 du Chartered Institute of Purchasing and Supplies (CIPS) (ou équivalent) est requis.
Emploi – Qualification spécifique
- Un diplôme de niveau 4 du Chartered Institute of Purchasing and Supplies (CIPS) (ou équivalent) est requis.
Expérience professionnelle
- Au moins sept années d’expérience dans le domaine des achats, des services administratifs ou dans un domaine connexe sont exigées. Le nombre minimum d’années d’expérience pertinente est réduit à cinq pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire de premier cycle ou d’un diplôme supérieur. Au moins deux (2) années d’expérience professionnelle dans l’acquisition de biens et de services de grande valeur et d’une portée complexe provenant de sources mondiales et pour des clients diversifiés dans plusieurs pays sont exigées. Une expérience professionnelle avec des applications informatiques avancées (MS Word, Excel, Powerpoint, Internet, courrier électronique, etc.) est exigée. Une expérience professionnelle avec un progiciel de gestion intégré (ERP) est exigée. Une expérience professionnelle avec SAP/Umoja est souhaitable. Une expérience professionnelle au sein du système des Nations Unies ou d’une organisation internationale similaire est souhaitable.
Traduction
- L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise de l’anglais et du français est exigée. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un atout. NOTE : « La maîtrise équivaut à une note de « courant » dans les quatre domaines (lire, écrire, parler, comprendre).
Évaluation
- L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation et un entretien axé sur les compétences.
Avis spécial - Ceci est un article de projet. Le poste est pourvu sous réserve de la disponibilité des fonds et la nomination initiale sera d’une durée d’un an. La prolongation de l’engagement est subordonnée à la prorogation du mandat et/ou à la disponibilité des fonds. Ce poste peut faire l’objet d’un recrutement local conformément à la disposition 4.4 du Règlement du personnel de l’Organisation des Nations Unies. Les candidats à un poste d’agent des services généraux et de la catégorie apparentée doivent être autorisés à travailler pour l’Organisation des Nations Unies dans le lieu d’affectation où le poste est situé. Les candidats remplissant les conditions requises et sélectionnés en dehors du lieu d’affectation sont responsables de toutes les dépenses liées à leur réinstallation dans le lieu d’affectation. Les fonctionnaires soumis à un recrutement local n’ont pas droit à des indemnités ou avantages applicables exclusivement au recrutement international. À l’ONU, la considération primordiale dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité, en tenant dûment compte de la diversité géographique. Toutes les décisions d’emploi sont prises en fonction des qualifications et des besoins organisationnels. L’Organisation des Nations Unies s’est engagée à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. L’Organisation des Nations Unies recrute et emploie du personnel sans distinction d’identité de genre, d’orientation sexuelle, de race, d’origine religieuse, culturelle et ethnique ou de handicap. Des aménagements raisonnables pour les candidats handicapés peuvent être fournis pour soutenir la participation au processus de recrutement lorsque cela est demandé et indiqué dans la candidature. Le passage des agents des services généraux et des catégories apparentées à la catégorie des administrateurs au Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est exclusivement autorisé par voie de concours du Programme des jeunes administrateurs. Seuls quelques fonctionnaires réussissent les concours. La réussite aux concours ne garantit pas l’accès à la catégorie des administrateurs. Pour plus d’informations, veuillez consulter https://careers.un.org/lbw/home.aspx?viewtype=G
Date de clôture : 25 juin 2024.
Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : careers.un.org.
