UN Women recrute 01 Agent du service administratif

Contexte

ONU Femmes, fondée sur la vision de l’égalité inscrite dans la Charte des Nations unies, œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles, l’autonomisation des femmes et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire, de la paix et de la sécurité.

Sous la responsabilité du directeur des opérations, le responsable des services administratifs soutient les opérations du bureau en exécutant une variété de processus administratifs standard, tout en garantissant la qualité et l’exactitude du travail. Le responsable des services administratifs promeut une approche axée sur le client, la qualité et les résultats. Il travaille en étroite collaboration avec l’équipe chargée des opérations, des programmes et des projets afin d’assurer une prestation de services cohérente et de résoudre les problèmes administratifs complexes et les problèmes de transmission d’informations.

Fonctions et responsabilités

Fournir au bureau régional un soutien en matière d’administration générale et d’opérations, conformément aux règles, réglementations, politiques et stratégies d’ONU Femmes.

Préparer le plan de travail de l’équipe administrative ;
Coordonner et superviser le personnel de soutien administratif du bureau régional ;
Coordonner et superviser les expéditions et les opérations de dédouanement ;
Coordonner et superviser l’organisation des voyages ;
Coordonner et faciliter l’organisation de conférences, d’ateliers et de retraites ;
Coordonner les services d’entretien des bâtiments ; préparer/renouveler les contrats avec les prestataires de services et contrôler la prestation de services.
Superviser les questions de protocole, l’enregistrement du personnel, la coordination avec les autorités locales en ce qui concerne l’espace et d’autres questions administratives ;
Gérer et améliorer le système d’archivage en veillant à la conservation des documents confidentiels.
Gérer la petite caisse du bureau
Gérer l’approvisionnement en carburant des véhicules officiels et des véhicules du personnel international.
Coordonner et organiser la gestion des actifs et les processus d’approvisionnement

Gérer les fournitures de bureau, y compris la mise à jour de la liste des fournitures, la distribution des fournitures et la tenue d’un registre de distribution ;

Aider à la gestion des actifs du bureau
Apporter des contributions substantielles à la préparation des plans de passation de marchés pour le bureau et contribuer au suivi de leur mise en œuvre ;
Produire des rapports sur les marchés publics ; rechercher et rédiger des réponses aux demandes de renseignements ;
Examiner les demandes d’achat et lancer les procédures d’achat, principalement pour les micro-achats, pour le matériel, les fournitures et les services de bureau et de projet ;
Organiser et gérer les activités et les processus d’approvisionnement, principalement pour les micro-achats ;
Coordonner les négociations contractuelles, préparer la demande d’attribution du contrat pour examen et approbation par les autorités compétentes, le cas échéant ;
Coordonner et superviser la préparation des bons de commande et des contrats dans et en dehors d’Atlas ; veiller à l’exactitude des bons de commande ;
Aider à la gestion et à l’établissement d’accords à long terme avec les équipes conjointes des Nations unies.

Fournir un soutien administratif au développement et au partage des connaissances

Organiser des formations pour le personnel des opérations/projets sur des questions administratives ;
Compiler les enseignements tirés et les meilleures pratiques en matière d’administration, d’achats et de ressources humaines ;
Informer les membres du personnel sur les questions administratives générales ; fournir des conseils et un soutien administratif.

Indicateur clé de performance

Respect des règles et règlements d’ONU Femmes ;
Des services d’approvisionnement de qualité et en temps voulu ;
Effectuer les tâches de manière transparente et rentable ;
Fournir des conseils de qualité en temps opportun aux clients ;
Des rapports opportuns et de qualité.

Compétences

Valeurs fondamentales :

Respect de la diversité
Intégrité
Professionnalisme

Compétences de base :

Sensibilisation aux questions de genre
Responsabilité
Résolution créative de problèmes
Une communication efficace
Collaboration inclusive
Engagement des parties prenantes
Montrer l’exemple

Compétences fonctionnelles

Capacité à gérer et à exécuter des processus et des opérations administratives ;
Capacité à effectuer des travaux de nature confidentielle et à traiter un volume de travail important ;
Excellente connaissance des règles et règlements administratifs ;
Excellentes compétences en informatique et en gestion de sites web ;
Capacité à extraire et à interpréter des données

Compétences et expérience requises

L’éducation

Un diplôme de l’enseignement secondaire est exigé ;
Une licence en administration des affaires ou dans un domaine connexe est un atout.

Expérience

Au moins 5 ans d’expérience à responsabilité croissante dans l’administration, les achats, les ressources humaines ou les services de soutien logistique ;
Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) ;
Une expérience des procédures des Nations unies est un atout
Une expérience dans l’utilisation d’ATLAS est un atout.

Langue