Marie Stopes recrute un Directeur logistique

Description de poste: Logistical Lead

Supérieur hiérarchique : Directeur Pays
Supervisés directs : Responsable des achats
Gestionnaire Stock
Responsable des services généraux et flotte

Lieu de travail : Le siège de MSI Sénégal à Dakar, le magasin de MSI Sénégal à Dakar, quelques visites de terrain à Dakar et régions.

Marie Stopes International (MSI) est une entreprise sociale focalisée sur le marketing et orientée vers les résultats. Nous développons des programmes de planification familiale efficients, efficaces et durables. Des millions de personnes à travers le monde utilisent une méthode de planification familiale fournie par MSI.

Tous les 10 000 membres d’équipe MSI adhèrent à nos valeurs fondamentales. Nous sommes : motivés par la mission axés sur le client redevables courageux

Tous les membres du personnel de Marie Stopes International (MSI) doivent, individuellement et collectivement, contribuer à un environnement de travail où chacun se sent en sécurité et habilité à accomplir ses tâches. Cela inclut en ne faisant preuve d’aucune tolérance pour l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, le sexisme, l’inégalité entre les sexes, la discrimination et l’abus de pouvoir.

En tant qu’individus et en tant que responsables, tous doivent être proactifs dans la prévention et la réponse aux comportements inappropriés, soutenir un dialogue continu sur ces questions, s’exprimer et rechercher des conseils et un soutien auprès des ressources compétentes de Marie Stopes International (MSI) lorsque ces problèmes surviennent.

Responsabilité globale du poste

Le logistical Lead est un membre clé de l’équipe cadre de MSI Sénégal. Son rôle est d’assurer que les canaux d’offre de services ont les moyens matériels (équipements, produits, véhicules, moyens de communication) nécessaires à leur fonctionnement, à temps, au meilleur coût possible.

Responsabilités et activités clés

Leadership d’équipe et développement
Fournir un leadership global et une direction au département logistique pour garantir la réalisation de la mission et les objectifs stratégiques de MSI Sénégal. Identifier les priorités, assurer la bonne coordination de l’équipe.
Assurer le recrutement, le suivi de la performance et le développement des Gestionnaires Achats et Stocks, Assistants Flotte et autres membres d’équipe.
Collaborer avec le département de finances pour garantir le respect des procédures comptables et la conformité aux règles MSI et bailleurs (achats, inventaires)
Assurer la mise à jour et partage périodique des procédures du département Assurer la bonne communication avec les autres départements supports (Programmes, Qualité)

Opérations

Élaborer et mettre en application des pratiques et des procédures administratives responsables et transparentes.

Achats

Organise la planification des achats (élaboration et mise à jour trimestrielle au moins du plan d’achat annuel) avec les autres départements et le gestionnaire des achats.
Intégrer l’approvisionnement et la logistique à la planification opérationnelle, fournissant l’expertise et communiquant les délais ou les risques potentiels sur les achats spécifiques lors de réunion mensuelle et trimestrielle de planification.
Superviser le travail du Responsable des Achats et notamment veiller :
Au traitement des requêtes en conformité avec les procédures de MSI Sénégal et les exigences des bailleurs, dans des délais raisonnables, et en satisfaisant les besoins des demandeurs ;
A la transmission dans les délais de la documentation correcte et requise vers le département des Finances ;
A la mise à jour périodique et au partage de l’outil de suivi des demandes d’achat
A ce que le responsable des achats actualise trimestriellement le catalogue d’achat « M4 App 8 » pour l’ensemble de MSI (données prix / fournisseurs) chaque fin de trimestre J+5.
A ce que le responsable des achats actualise mensuellement la base de donnée fournisseurs « M4 App 7 » pour l’ensemble de MSI (contrat / fournisseurs) chaque fin de mois J+5.

Appuyer le Responsable des achats pour :

La sélection de fournisseurs préférentiels, l’établissement de contrats cadres et l’évaluation périodique des fournisseurs ;
Les appels d’offre, les achats complexes etc…
La liaison avec le service achats du siège pour les achats internationaux

Stock

Identifie les systèmes de distributions et stockages les plus adaptés aux activités
Superviser le travail du Gestionnaire Stock et notamment veiller :
Au respect des politiques de gestion de stock ;
La bonne tenue de l’entrepôt (propreté, rangement, accessibilité, suivi de température etc…) ;
La mise à jour quotidienne du logiciel de gestion de stock ;
La validation des rapports de stock mensuels des équipes ;

Appuyer le Gestionnaire Stock pour :

Le développement du forecast pharmacie annuel et sa mise à jour trimestrielle ;
La révision périodique des CMMs et des seuils d’alerte, maximum et minimum pour chaque produit et chaque équipe ainsi que pour le magasin central.
Collaborer avec le département qualité pour assurer que toutes les normes et directives concernant les produits pharmaceutiques soient intégrées
Organisation des inventaires physiques semestriels et annuels des stocks des équipes et du magasin central
Assurer la formation et mise à jour des équipes terrain dans la gestion de stock

Flotte et Bâtiment

Assurer que la flotte de véhicules et les moyens de transport utilisés sont les plus appropriés au meilleur coût ;
Superviser le travail du responsable des services généraux et flotte et notamment veiller :
Au respect de la réglementation et procédures par tous les chauffeurs (employés et prestataires) de MSI Sénégal.
Au bon fonctionnement de tous les véhicules utilisés par MSI Sénégal (plan de maintenance et réparation, contrôle technique, assurance, carnet de bord renseigné et…) et leur utilisation appropriée
L’outil Tracpoint soit renseigné correctement et les rapports mensuels soumis dans les délais.
A la mise en place d‘un plan annuel de maintenance bâtiment et les mesures de sécurité identifiées et mises en place.
Appuyer l’équipe flotte avec l’analyse des variances et mesures correctrices

Superviser le travail du prestataire IT et notamment veiller à :
la mise à disposition des outils IT pour chaque employé
La Prise en charge des incidents ou requêtes du personnel MSI
Le Suivi de chaque article du parc informatique et la mise à jour des logiciels, licences, Antivirus, pare-feu etc…
Le bon fonctionnement des serveurs, y compris le system de backup
La bonne connectivité (réseau interne et internet) pour le personnel (siège et sur le terrain)

Assurer un reporting logistique mensuel
Assure que le « Pack Reporting logistique mensuel » soit transmis chaque mois :

Rapport narratif
M1 App 20 Suivi des demandes d’achats (hebdomadaire)
M3 App 9 Outil suivi de stock (mensuel)
M4 App8 Catalogue de prix (Mise à jour trimestrielle)
M7 App01 Plan d’approvisionnement des projets et chronogramme d’achat global (Mise à jour trimestrielle)
Forecast Pharmacie (mise à jour trimestrielle)
Tableau de suivi des véhicules (Mensuel)
Tableau de suivi des équipements (Mensuel)

Profil

Qualifications

Bac + 4 minimum

Expérience

Au moins 6 à 7 ans d’expérience en logistique/gestion des achats en ONG.

Compétences

Leadership fort dans la gestion d’équipe
Une excellente maîtrise des logiciels informatiques, surtout MS Excel ;
Maitrise des principes logistiques ;
Connaissance des bailleurs de fonds ;
Etre rigoureux avec une attention permanente aux détails et respect des procédures ;
Etre capable d’organiser, prioriser les tâches selon les besoins actuels de l’organisation et de travailler de manière autonome ;
Des compétences dans la résolution des problèmes
Etre force de proposition pour améliorer les procédures ;
Bon niveau d’anglais

Attitude / Motivation

Diplomate et efficace dans la communication à tous les niveaux
Approche de concertation en travail d’équipe
Etre engagé en faveur des droits sexuels et de la reproduction ;
Etre flexible quant aux horaires de travail

Pour postuler, envoyez par e-mail un CV détaillé et une lettre de motivation de max.2 pages contenant obligatoirement les références de 03 personnes à : recrutement@mariestopes.org.sn

Indiquer en objet la référence du poste « HLOG SN 2023 »

Date limite : 16 juin 2023

N.B: Seuls les candidats présélectionnés pour les tests/entretiens seront contactés.