La BAD recrute 01 Assistant d’équipe

L’assistant (e) d’équipe travaillera en étroite collaboration avec le Représentant Résident et les autres membres du personnel pour fournir une assistance sur le plan administratif. Le/la titulaire du poste aidera le Représentant Résident et les autres membres du personnel à optimiser leur agenda en s’occupant des tâches administratives et de secrétariat.

Missions du poste

Sous la supervision du Représentant Résident, l’assistant (e) d’équipe effectuera les tâches suivantes :

Gestion du flux de travail

Recevoir et enregistrer tous les documents entrants et sortants du bureau pays ;
Prendre des rendez-vous pour le Représentant Résident et les autres membres du personnel du bureau pays et tenir leurs calendriers à jour ;
Veiller à ce que les documents présentés au Représentant Résident et les autres membres du personnel pour signature soient complets, et soient accompagnés de pièces jointes et de documents de référence nécessaires ;
Rédiger les correspondances (générale ou administrative) de sa propre initiative ou sur la base d’instructions et soumettre pour la signature du Représentant Résident ;
Vérifier que les correspondances sortantes sont présentées conformément aux formats convenus par la Banque et vérifier les erreurs typographiques éventuelles, la présentation, l’exhaustivité et l’exactitude procédurale de tous les documents soumis au Représentant Résident et les autres membres du personnel pour autorisation, approbation ou signature ;
Examiner et classer les correspondances prioritaires et importantes et les soumettre en conséquence;
Assurer le suivi des dates et des échéances fixées à l’aide d’outils de suivi appropriés et veiller à ce qu’elles soient respectées, et que les correspondances et les requêtes soient traitées en temps opportun;
Acheminer les correspondances pour que le Représentant Résident agisse ou les envoyer directement à la section concernée, si nécessaire ;
Gérer le gestionnaire des voyages dans SAP, pour créer des missions, suivre et demander l’approbation des missions, demander les billets d’avion et créer les demandes de mission au nom du personnel du bureau pays ;
Veiller au traitement des paiements administratifs dans SAP conformément aux directives de la Banque sur la séparation des droits ;

Communication et liaison

Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l’urgence de chacun, notamment en les réorientant vers les bureaux concernés, le cas échéant;
Filtrer les appels/visiteurs du Représentant Résident et des autres membres du personnel, prendre des rendez-vous pour que les visiteurs rencontrent le Représentant Résident et les autres membres du personnel ;
Fournir des informations de base au Représentant Résident et les autres membres du personnel pour leur rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel ;
Gérer les flux d’informations entre le Représentant Résident et les autres membres du personnel du bureau pays ;
Assurer le suivi des délais d’exécution des tâches auprès du Représentant Résident et les autres membres du personnel ;
Organiser les réunions pour le Représentant Résident et les autres membres du personnel selon les horaires et le programme hebdomadaire de celui-ci ;
Fixer l’heure et le lieu des réunions, rassembler les documents d’information nécessaires pour les réunions dont les bureaux pays au besoin ; rappeler les réunions programmées au Représentant Résident et aux autres membres du personnel ;
Fournir des services de protocole et de gestion des événements en appui aux visites de la haute direction et des événements conduits par le Bureau ou auxquels le Bureau participe, en coordination avec les responsables du protocole du bureau régional et du siège, si nécessaire.

Tenue de registres et documentation

Tenir à jour un système de classement des dossiers aux formats papier et électronique pour répondre aux besoins du bureau pays;
Tenir un calendrier hebdomadaire d’activités montrant toutes les réunions auxquelles le Représentant Résident et les autres membres du personnel doivent participer. Cela comprend également toutes les visites externes aux bureaux pays;
Obtenir des notes d’information et des documents de référence pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels participeront le Représentant Résident et les autres membres du personnel en vérifiant leur disponibilité et en veillant à ce qu’ils disposent des dossiers d’information et des documents appropriés ;
Tenir à jour le répertoire des adresses des partenaires travaillant avec le bureau pays.

Administration du bureau

Organiser les missions du Représentant Résident et les autres membres du personnel notamment en ce qui concerne les billets d’avion, les réservations d’hôtel, etc. ;
Aider à préparer des exposés à l’aide de PowerPoint et d’autres progiciels de sa propre initiative ou sur la base d’instructions;
Rédiger la correspondance sur les questions qui ne sont pas de fond et veiller à leur suivi;
Maintenir un système de classement ; traiter les rapports de retour de mission du Représentant Résident et autres membres du personnel, veiller à la qualité des documents nécessitant l’approbation et/ou la signature du Représentant Résident ;
Préparer et finaliser les projets de correspondance (lettres, faxes, etc.) touchant à divers aspects en lieu et place des membres du personnel, préparer les comptes rendus des réunions ;
Exécuter toutes autres tâches administratives (photocopies, courriels, etc.).

Qualifications, expérience et connaissances

Être titulaire d’au moins une licence ou un diplôme équivalent en communication, en gestion des affaires, en commerce, en administration ou dans une discipline connexe. Une formation supplémentaire en secrétariat bureautique, en administration ou en gestion de bureau serait un atout.
Justifier d’au moins quatre (4) années d’expérience professionnelle pertinente et pratique à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le bureau d’un cadre de direction, de préférence dans une organisation internationale.
Être capable de travailler sous pression et de définir les priorités dans le cadre dynamique d’un milieu international et multiculturel. Capacité de travailler et de coopérer avec des personnes d’origines diverses.
Avoir la capacité de gérer rapidement et efficacement des demandes internes et externes.
Démontrer une aptitude à gérer des demandes et des priorités simultanées et évolutives ainsi que des délais serrés.
Maitriser les équipements standard (ordinateur, fax, scanner, photocopieur, etc.).
Démontrer un engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur la réception et une assistance au plan administratif.
Pouvoir exécuter plusieurs tâches en même temps; avoir d’excellentes compétences en résolution de problèmes et une grande attention aux détails.
Être capable de communiquer efficacement; démontrer un excellent sens du service à la clientèle, avoir un bon esprit d’équipe, des aptitudes dans le travail d’équipe et l’établissement de relations.
Être capable de travailler efficacement dans une organisation multiculturelle.
Avoir de bonnes approches innovatrices et créatives face aux activités afin de renforcer et de créer une plus-value pour les clients et l’organisation.
Faire preuve d’intégrité et de confidentialité.
Être capable de communiquer efficacement à l’écrit comme à l’oral en français, avec une connaissance pratique de l’anglais
Maîtriser les applications courantes de Microsoft Office (Word, Excel, Access et PowerPoint). Une connaissance de SAP ou d’autres systèmes ERP constituerait un atout.

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