Eco Afrique recrute 01 Secrétaire Standardiste

A propos de la société

L’Agence Luxembourgeoise pour la Coopération au Développement (LUXDEV).

Activités principales

Le Secrétaire Standardiste est chargé d’accomplir les différentes tâches à caractère administratif relatives à la correspondance, à la documentation, aux prestations téléphoniques et à la gestion du temps du supérieur hiérarchique. Il est aussi chargé d’assister l’ensemble des collaborateurs dans les tâches de secrétariat et d’administration.

Le Secrétaire Standardiste a pour tâches :

Gérer la centrale téléphonique :
Gérer les appels téléphoniques à travers la centrale ;
Filtrer les appels ;
Transmettre les communications ;
Prendre des messages ;
Renseigner toute personne qui le souhaite sur LuxDev et ses programmes.
Gérer les contacts externes :
Accueillir les visiteurs et les orienter ;
Accueillir les coursiers et faire les décharges ;
Assurer la prise de rendez-vous.
Gérer le courrier, le classement et l’archivage :
Traiter le courrier in et out comme stipulé dans le Manuel de LuxDev ;
Envoyer et réceptionner des courriers rapides ;
Classer / archiver les documents (informatique et physique) suivant le système en vigueur ;
Gérer et suivre les envois par courrier express.
Exécuter la gestion administrative du bureau :
Gérer les consommables (distribution aux collaborateurs, suivi stock, demande de réapprovisionnement) ;
Gérer les produits d’entretien (suivi stock, demande de réapprovisionnement) ;
Gérer la cafétéria (suivi stock, demande de réapprovisionnement…).
Assurer le secrétariat du Responsable administratif et financier :
Relever les e-mails en l’absence du RAF.
Informer le RAF pendant ses missions en fonction du degré d’importance et d’urgence des appels, du courrier et des mails.
Effectuer toute autre tâche confiée par le RAF, en relation avec sa fonction et ses compétences.

Profil

Diplôme en BTS ou DTS en Secrétariat de Direction.
5 ans d’expérience dans un poste similaire.
Connaissance et compréhension de la Coopération au Développement luxembourgeoise
Connaissance et compréhension de la procédure Courrier
Connaissance et compréhension de la procédure de classement et d’archivage
Maitrise des logiciels Word, Excel et les outils collaboratifs O365
Bonne maitrise de langue Française à l’oral et à l’écrit
Flexibilité
Intégrité, Discrétion
Aisance relationnelle, Esprit d’équipe
Respect
Sens des responsabilités, Organisation, Planification
Rigueur, qualité, sens du détail
Esprit d’initiative
Aisance et qualité relationnelle