Eco Afrique recrute 01 Assistant de projet

A propos de la société

L’Agence Luxembourgeoise pour la Coopération au Développement (LUXDEV)

Missions

Sous la supervision du Coordonnateur de Projet ou ATI, votre mission sera d’assister l’équipe opérationnelle du projet dans les tâches d’accueil, de secrétariat, d’administration, de gestion des affaires courantes du bureau.

Activités

Gérer les contacts externes :

Recevoir les visiteurs dans les locaux et les orienter ;
Gérer les appels téléphoniques à travers la centrale, prendre les messages ;
Assurer certains contacts avec les partenaires du projet (prises de rendez-vous par exemple, échanges de routine).

Gérer le courrier, le classement et l’archivage :

Traiter le courrier in et out comme stipulé dans le Manuel de procédures ;
Classer / archiver les documents (informatique et physique) suivant le système en vigueur ;
Gérer et suivre les envois par courrier express.

Assurer la gestion fonctionnelle du bureau :

Assurer le suivi des consommables pour les bureaux, la cafétéria ;
Encadrer le service de nettoyage afin de maintenir l’état de propreté des locaux.

Assurer le secrétariat de l’équipe du projet :

Mettre en forme, imprimer des documents à la demande de l’équipe opérationnelle ;
Transmettre les e-mails d’invitation, les convocations, les échanges réguliers avec certains partenaires.

Gérer les mémos internes (MI) du projet :

Réceptionner les termes de référence de la part des opérationnels du projet ;
Préparer les MI sous la supervision du Responsable ;
Préparer le budget sous la supervision du Responsable ;
Transmettre le projet des MI à la CAM pour contrôle ;
S’assurer de la signature complète sur les MI ;
Mettre en place un tableau de suivi des MI du projet et en assurer la mise à jour ;
Scanner et archiver électroniquement les mémos internes signés ;
Transmettre les MI signés à la CAM pour exécution.

Organiser les missions et les ateliers :

Organiser les missions (internes et externes) : billets d’avion, réservations d’hôtels, agenda des réunions, etc…, en lien avec l’équipe logistique de la Cellule d’Appui Mutualisé ;
Transmettre les plans de mission au service logistique ;
Organiser les réunions et ateliers dans les locaux : gestion des listes de présence, fournitures ;
Procéder au paiement des perdiem lors d’ateliers du projet ;
Effectuer toute autre tâche confiée par les Supérieurs hiérarchiques en relation avec sa fonction et ses compétences.

Profil

Être titulaire d’un bac+2 en Secrétariat ou Gestion ;
Avoir une expérience de plus de 5 ans dans un poste similaire ;
Avoir de réelles compétences en informatiques (word, excel, powerpoint, outils collaboratifs microsoft 0365) ;
Connaissance et compréhension de la coopération au développement luxembourgeoise ;
Connaissance et compréhension de la procédure des courriers ;
Connaissance et compréhension de la procédure de classement et d’archivage ;
Être rigoureux, avoir le sens du détail, du contrôle et de la planification ;
Être organisé et discret.

Envoyer votre candidature (CV, Lettre de Motivation) à ecoafrique@eco-afrique.com en précisant le titre du poste en objet.

Date d’expiration : Octobre 16, 2023.