Consortium Jeunesse Sénégal recrute un Stagiaire Ops/RH

Unité Organisationnelle : Consortium Jeunesse Sénégal – Bureau Exécutif
Lieu d’affectation : Yaakaar Youth Hub, Ouest-Foire, Dakar
Département d’affectation : Opérations – Service RH
Type de contrat : Stage
Durée estimée : 3 mois renouvelables – temps plein

Rattachement hiérarchique

Sous la responsabilité directe de : Responsable des Ressources Humaines
Collaboration interne avec : équipes Programme, Communication et Opérations
Collaboration externe avec : cabinets de conseil, assurances, partenaires sociaux, etc.

Contexte organisationnel

Le Consortium Jeunesse Sénégal (CJS) est une association de jeunes innovateurs sociaux, d’entrepreneurs, d’investisseurs, de décideurs, et de chercheurs entre autres.

Sa mission est d’oeuvrer à structurer, renforcer et mettre en réseau les organisations locales de jeunes avec les acteurs clés de l’écosystème, afin qu’ils collaborent mieux, pour ensemble assurer aux jeunes les plus exclus (1) d’avoir accès à proximité ou sur internet à des informations utiles et fiables, à des opportunités d’apprentissages ou d’emplois, ainsi qu’à des services administratif et judiciaire transparents, justes et efficaces ; (2) d’acquérir les bonnes pratiques et les outils pour s’insérer dans le monde professionnel et travailler ; (3) d’obtenir ou de se créer un travail décent dans lequel ils seront protégés contre les traitements abusifs et grâce auquel ils pourront prospérer.

Dans cette perspective, le CJS a lancé le programme Yaakaar qui vise à avancer l’autonomisation et la participation citoyenne des jeunes.

Le programme de stages du CJS ouvre ses portes à des étudiants et jeunes professionnels talentueux, leur permettant ainsi de découvrir de manière concrète les différentes missions du Consortium. Ces dernières, couvrant des domaines aussi variés que la communication, le plaidoyer, la gestion de projets et programmes, les ressources humaines, la logistique, les finances, etc, offrent une palette diversifiée d’expériences. L’attribution des stages au CJS dépend des accords et partenariats conclus, de la disponibilité de missions stimulantes, ainsi que des besoins et capacités des unités/départements à encadrer les stagiaires.

Contexte et portée du stage

Le service des Ressources Humaines, ainsi que les fonctions Admin-Fin, et Conformité assurent le bon fonctionnement des opérations du CJS tout en garantissant leur conformité aux normes, standards et régulations internes et externes. Le/la stagiaire contribuera à renforcer ces fonctions essentielles en assistant les équipes dans l’implémentation des processus RH, financiers, et du contrôle interne, selon ses aptitudes.

Dans le cadre de la mise en œuvre de sa politique de stage et d’une préparation à l’insertion professionnelle dans le domaine d’intervention, le (la) stagiaire Ops a pour attribution principale d’assister le Responsable des Ressources Humaines dans la mise en place d’un service compréhensif, cadré et fluide en vue d’appuyer efficacement les différentes équipes Programme, Communication et Opérations dans la mise en œuvre des projets du CJS.

Au cours de sa mission, le (la) stagiaire apprendra à travailler avec une équipe multidisciplinaire, comprenant des membres de différentes unités de l’organisation et aura l’occasion de développer des compétences pratiques en gestion des ressources humaines, en suivi administratif et financier, ainsi qu’en conformité et contrôle interne.

Il/elle sera impliqué(e) dans les domaines suivants :

Ressources humaines : appui sur les volets politiques RH, SIRH, onboarding, contrats, recrutements, formations, payroll, évaluations, well-being, partenariats…

Administration-finances : assistance dans la gestion administrative des finances, suivi budgétaire, et préparation des documents financiers.

Conformité et contrôle interne : appui dans la mise en place de procédures internes, suivi des audits, et veille au respect des réglementations des bailleurs de fonds.

Il/Elle développera des compétences en :

gestion de projet, en participant aux activités du département Opérations, ce qui nécessitera une gestion efficace du temps, des ressources et des priorités ;
communication interpersonnelle, en interagissant avec une variété d’intervenants internes et externes pour clarifier les besoins, résoudre les problèmes et assurer une collaboration harmonieuse notamment avec les équipes Ops ;
analyse et prise de décision, en évaluant les différentes options disponibles, en analysant les risques et en proposant des solutions éclairées pour garantir le succès des initiatives Ops ;
prise en main d’un progiciel de gestion, spécifiquement la solution Odoo, plateforme par laquelle transite l’ensemble des processus Ops, en apprenant à naviguer dans l’interface, à saisir et suivre les opérations, à générer des rapports et à exploiter les fonctionnalités avancées pour optimiser l’efficacité et la transparence des processus, notamment RH.

Les tâches et attributions énumérées dans les TDR / JD ne sont pas exhaustives et peuvent être ajustées en fonction des attentes opérationnelles, mais resteront conformes à l’objectif général du rôle.

Résultats attendus

Au terme du stage, les résultats suivants devront être effectifs :

Le (la) stagiaire assure une utilisation de rendement courant des modules de la suite Odoo dans leurs applications aux domaines de la gestion des RH suivant les procédures du CJS ;
L’acquisition rapide, ainsi que le développement de capacités effectives dans leur mise en œuvre efficace, des procédures du CJS ;
La rédaction d’un rapport de stage restituant les acquis professionnels, savoir-faire, l’analyse des procédures, systèmes et leur mise en œuvre.

Suppervision et coaching

Le (la) stagiaire oeuvrera sous la supervision directe du Responsable des Ressources Humaines et collaborera étroitement avec ses collègues des autres sections, en fonction des tâches qui lui seront confiées.

Une intégration complète au sein du CJS lui sera proposée, incluant une initiation au mandat de l’organisation ainsi qu’à ses valeurs et principes. De plus, un encadrement approfondi sera assuré par le superviseur tout au long du stage, couvrant les aspects techniques, méthodologiques et éthiques du travail.

En collaboration avec le superviseur, le (la) stagiaire établira un Plan de Travail détaillé comprenant des objectifs clairs visant à contribuer directement à la réalisation des missions du département RH et des Opérations.

Au terme du stage, le (la) stagiaire devrait être satisfait des compétences acquises et du rôle joué dans le sens de la vision et des missions du CJS. Une évaluation du Plan de Travail sera également effectuée à la fin de la période de stage.

Qualifications, compétences et aptitudes

Attendu :

Licence/Formation de niveau Bac +3 spécialisée en ressources humaines, administration, gestion ou tout autre domaine pertinent ;
Connaissance des pratiques et processus liés à la gestion des ressources humaines, y compris le recrutement, la gestion des talents, la formation, et le suivi des performances ;
Compréhension des principes de gestion administrative et financière en lien avec les ressources humaines, notamment la gestion des contrats, des rémunérations, et des avantages sociaux ;
Maîtrise des outils bureautiques et de gestion (pack Office, Suite Google, et logiciels de gestion RH) ;
Compétences interpersonnelles solides, avec la capacité d’interagir avec divers interlocuteurs à différents niveaux de l’organisation ;
Capacité à mobiliser des parties prenantes et à accompagner les équipes dans la mise en œuvre des projets, politiques et pratiques RH de l’organisation ;
Esprit analytique et organisationnel pour assurer le suivi et l’évaluation des processus RH.

Souhaitable :

Première expérience en gestion des ressources humaines, administration, ou conformité, idéalement dans une ONG ou une organisation similaire ;
Familiarité avec les procédures liées à la santé et sécurité au travail, ainsi que les obligations légales en matière d’emploi.
Expérience dans l’utilisation de logiciels spécialisés en gestion RH (type Odoo, SAP RH, etc.).
Sensibilité aux questions de diversité, d’équité et d’inclusion dans le cadre des ressources humaines.

Comment candidater