World Bank recrute 01 Senior Program Assistant

La Banque mondiale recrute 01 assistant principal de programme

La Banque mondiale recrute un assistant principal de programme.

Fonctions et responsabilités

Sous la supervision du COPC, le SPA est chargé de fournir des services d’appui administratif au personnel du HSD, selon les besoins.

Les tâches et les responsabilités comprennent, mais ne sont pas limitées à ce qui suit :

Soutien administratif et coordination
- Fournir un soutien opérationnel global à l’unité Stratégie et opérations du DHS et agir en tant que principal coordinateur administratif pour la région Afrique occidentale et centrale (AFW).
- Fournir un soutien à la mission pour le Hub du DHS et l’équipe basée au siège voyageant vers et dans la région AFW en ce qui concerne les voyages, la myCard, la programmation des réunions/rendez-vous, etc.
- Développer des relations de travail étroites avec le réseau ACS dans chacun des bureaux nationaux de la région AFW pour aider à fournir un soutien aux voyages de mission.
- Fournir un soutien logistique pour les événements sanitaires dans les bureaux nationaux de la région AFW.
- Documenter et maintenir une base de données des licences médicales de tous les membres de l’équipe de santé publique.
- Assurer la liaison avec l’équipe de communication et de gestion des connaissances de HSD pour aider l’équipe à rédiger, préparer et éditer des documents d’information, des présentations PowerPoint, des documents de communication et des mises à jour de dossiers d’affaires pour la région.
Politiques, processus et procédures institutionnels
- Agir en tant que point focal pour les questions administratives, comptables et politiques et avoir une compréhension approfondie des politiques et des lignes directrices administratives et des RH sur ces sujets.
- Fournir des conseils et former tous les nouveaux employés de HSD sur le système d’enregistrement du temps (TRS), le système d’enregistrement des congés et des présences (LARS), myCard, myTravel, etc. du GBM afin de garantir le respect des lignes directrices départementales et institutionnelles.
- Communique et renforce les avis importants concernant les échéances comptables et les échéances de l’examen des performances des RH.
- Assure la liaison avec le responsable du budget du siège et a une compréhension des procédures d’approvisionnement dans le bureau national pour faciliter l’approvisionnement et l’achat de biens et de services (création de bons de commande), ainsi que la coordination des contrats temporaires à court terme/consultants par le biais du portail administratif.
Technologie et systèmes
- Servir de contact principal pour tous les problèmes ou le soutien liés à la TI.
- Faire la liaison avec les équipes locales appropriées de l’information et des solutions technologiques (ITS), le Centre de mobilité et de services ITS (GRAS) et d’autres parties internes, le cas échéant, pour résoudre et/ou faciliter les besoins en matière de technologie de l’information.
- Améliorer la collaboration au sein de l’équipe en encourageant l’utilisation et la formation de plateformes telles que Microsoft Teams, Webex et OneDrive.
- Se tenir informé des nouvelles plateformes logicielles utilisées à HSD ; veiller à ce que l’équipe du Hub soit également informée et, si nécessaire, former l’équipe à l’utilisation de nouveaux outils.
- Participer à des sessions d’apprentissage/de formation en matière de TI, selon les besoins.
Collecte de données et établissement de rapports
- Agir en tant que membre de soutien de l’unité d’analyse de la DGS pour veiller à ce que tous les indicateurs de service et toutes les activités achevées fassent l’objet d’un rapport en temps utile.
- Gérer la base de données des missions de la DGS, y compris le suivi des coûts et les détails du partage des coûts de tous les voyages de mission de la DGS, et fournir un rapport périodique de synthèse des coûts au responsable de la stratégie et des opérations de la DGS.
- Veiller à ce que toutes les informations démographiques soient correctement complétées dans le journal d’évacuation OneDrive.
- Collecter et gérer la base de données du réseau de prestataires.

Critères de sélection

Formation minimale – licence en administration, sciences de la santé, santé publique ou autre domaine pertinent avec 5 ans d’expérience ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.
Expérience approfondie dans une spécialité pratique pertinente.
Connaissance approfondie et application des politiques et procédures administratives et opérationnelles internes.
Discrétion dans le traitement d’informations médicales hautement confidentielles et sensibles.
Capacité à travailler simultanément sur une variété de questions et de tâches, en s’adaptant de manière indépendante aux priorités et aux besoins de HSD tout en obtenant des résultats dans le cadre des objectifs convenus.
Expérience de travail dans le domaine de la santé et de la sécurité au travail.
Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.
Maîtrise de l’anglais exigée ; connaissance pratique d’une deuxième langue dominante dans la région d’embauche.
Expériences préférées
Connaissance pratique des systèmes informatiques
Capacité avérée à établir des relations solides avec les membres de l’équipe.
Capacité à travailler sous pression et avec des interruptions fréquentes
Mener toutes les tâches à leur terme et dans les délais impartis
Solides compétences interpersonnelles et capacité à traiter avec tact, diplomatie et efficacité avec des contacts internes/externes à tous les niveaux dans un environnement multiculturel.