Le PNUD recrute 01 Assistante RH
Arrière-plan
Sous la direction générale du Représentant régional de l’ONUDC et sous la supervision directe du Chef des opérations, l’Assistant chargé des ressources humaines assume la responsabilité d’un large éventail de tâches concernant l’administration du personnel, y compris le recrutement et la nomination du personnel local, conformément aux dispositions énoncées dans le Statut et le Règlement du personnel du PNUD/ONUDC.
Tâches et responsabilités
Récapitulatif des fonctions clés :
- Mise en œuvre de stratégies RH
- Prestation de services RH
- Soutien à l’acquisition et à la diffusion des connaissances
Plus précisément, la personne occupant ce rôle sera chargée de :
Assurer la mise en œuvre des stratégies RH en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Adhésion totale des processus RH et de la documentation aux règles, règlements, politiques et stratégies du PNUD/ONUDC.
- Contribution à la cartographie des processus d’affaires au sein du bureau régional et à l’élaboration de procédures opérationnelles normalisées (SOP) internes en gestion des ressources humaines, en collaboration avec le superviseur immédiat et la direction du bureau
Mettre en œuvre des services de RH en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Recueillir des informations générales et des termes de référence auprès des coordonnateurs de projet ou des chefs de section concernant les postes vacants à pourvoir, et préparer la documentation administrative nécessaire (descriptions de poste, demandes d’avis de vacance de poste ou de publications, etc.).
- Élabore des offres d’emploi pour le personnel international d’INSPIRA et coordonne le processus de recrutement en étroite collaboration avec le siège de l’ONUDC.
- Aider à la présélection des candidats sur la base des critères de sélection et à la préparation des tableaux d’évaluation finaux. Préparer des procès-verbaux et des rapports (processus verbal) relatifs aux recommandations du comité de sélection. Tenir à jour des dossiers électroniques et des fichiers papier de ces documents à des fins de vérification des projets.
- Aider à l’établissement des lettres de contrat à l’intention du personnel et des consultants locaux, en veillant à ce qu’elles soient soumises en temps voulu au PNUD pour approbation.
- Surveiller et tenir à jour la plate-forme de gestion des ressources humaines du bureau extérieur, en veillant à ce que les données sur le personnel soient à jour.
- Surveiller l’état contractuel du personnel du projet et fournir des conseils sur les mesures à prendre en temps opportun pour la prolongation ou le renouvellement du contrat.
- Tenir à jour une liste distincte de dotation qui sert d’outil de suivi par rapport à l’information contenue dans le FOHRM, ainsi qu’à améliorer les décisions de gestion en matière de planification des ressources humaines.
- Aider le Groupe des finances à clarifier et à rapprocher les déclarations de revenus mensuelles du PNUD relatives à la paie et les informations contenues dans le FOHRM ou les contrats du personnel.
- Organiser des programmes ou des réunions d’orientation et d’intégration pour le personnel nouvellement recruté (tant local qu’international) concernant les opérations de l’organisation, la localisation de l’équipe de sécurité et de sûreté (UNDSS), les installations de cantine et la recherche d’un logement pour le personnel international, etc.
- Veiller à ce que le personnel, nouveau ou existant, soit informé des nouvelles règles et réglementations en matière de ressources humaines par le Siège et le PNUD.
- Préparer la documentation pour diverses mesures relatives au personnel (p. ex., départs, promotions, prolongations de contrat, augmentations de salaire, etc.) et veiller à ce que les dossiers du personnel soient correctement classés par le personnel chargé de projet et par individu.
- Examiner les rapports d’évaluation du rendement pour s’assurer qu’ils sont exacts en ce qui concerne les procédures appropriées suivies.
- S’assurer d’un système de présence adéquat et efficace du personnel et servir de point focal pour toutes les demandes de congés.
- Tenir à jour un fichier mensuel ou annuel des tendances du personnel qui peut être utilisé pour surveiller les mouvements du personnel sur des périodes précises.
- Tenir un registre des formations suivies au cours de l’année et, en consultation avec le Chef des opérations, procéder à une analyse périodique des besoins de formation.
- Assurer la liaison entre le PNUD/Siège et le Bureau de l’administration du personnel.
- Mener des entretiens de départ pour les membres du personnel qui quittent le personnel et les aider à remplir les formalités d’autorisation et de cessation de service.
Soutenir l’acquisition et le partage des connaissances en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Participation à des sessions de formation pour le personnel des opérations/projets sur les questions de ressources humaines.
- Contribution aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
- Entreprendre toutes les tâches supplémentaires qui lui sont confiées par le superviseur.
Compétences
Compétences pertinentes pour l’organisation
- Faire preuve d’engagement à l’égard de la mission, de la vision et des valeurs de l’Organisation des Nations Unies ;
- Faire preuve de sensibilité et d’adaptabilité aux différences de culture, de religion, de race, de sexe, de nationalité et d’âge ;
- Respecter et sauvegarder l’éthique et l’intégrité ;
- Faire preuve d’un sens aigu des affaires et d’un bon jugement ;
- Faire preuve d’une capacité d’initiative ;
- Collaborer efficacement en équipe et faciliter le travail entre collègues ;
- Faciliter et encourager la communication au sein de l’équipe, communiquer efficacement ;
- Créer des synergies par la maîtrise de soi ;
- Gérer les conflits ;
- Apprendre et partager les connaissances, encourager les autres à faire de même ;
- Prendre des décisions transparentes basées sur l’information.
Compétences fonctionnelles :
Établir des partenariats stratégiques
- Analyser l’information générale et sélectionner les documents à l’appui des initiatives de création de partenariats ;
- Promouvoir l’apprentissage organisationnel et le partage des connaissances ;
- Rechercher les meilleures pratiques et proposer de nouveaux modes de fonctionnement plus efficaces.
- Compréhension du travail et expertise technique
Comprendre les processus et méthodes clés du poste ;
- Posséder une connaissance de base des politiques et procédures organisationnelles pertinentes au poste et les appliquer de manière cohérente dans le cadre des tâches de travail ;
- Démontrer une bonne compréhension des technologies de l’information et les appliquer dans le cadre des tâches.
Promotion du changement organisationnel et du développement
- Démontrer sa capacité à cerner les problèmes et à proposer des solutions.
- Conception et mise en œuvre de systèmes de gestion
Utilisation d’informations, de bases de données ou d’autres systèmes de gestion.
Client Orientation
- Rendre compte aux clients internes et externes en temps opportun et de manière appropriée ;
- Organiser et prioriser les horaires de travail pour répondre aux besoins et aux échéanciers des clients.
Promotion de la responsabilisation et de la gestion axée sur les résultats
Recueillir et diffuser de l’information sur les pratiques exemplaires en matière de reddition de comptes et de systèmes de gestion axés sur les résultats.
Impact des résultats
Les résultats clés ont un impact sur l’exécution des services RH en termes de qualité et d’exactitude du travail effectué. La saisie précise des données et la présentation de l’information financière et l’approche axée sur le client renforcent les capacités de l’ONUDC dans la gestion des ressources humaines.
Niveau 1.1 : Tenir à jour l’information et les bases de données
Analyser l’information générale et sélectionner les documents à l’appui des initiatives d’établissement de partenariats.
Promouvoir l’apprentissage organisationnel et le partage des connaissances Niveau 1.1 : Recherche et analyse fondamentales
Rechercher les meilleures pratiques et proposer de nouvelles façons plus efficaces de faire les choses.
Niveau 1.1 : Connaissance fondamentale des processus, des méthodes et des procédures
- Comprend les principaux processus et méthodes de travail concernant le poste
- Posséder une connaissance de base des politiques et procédures organisationnelles relatives au poste et les appliquer de manière cohérente dans les tâches de travail.
- S’efforce de maintenir à jour ses connaissances professionnelles grâce à l’autogestion et à d’autres moyens d’apprentissage.
- Démontre une bonne connaissance de la technologie de l’information et l’applique dans les tâches
Promotion du changement organisationnel et du développement Niveau 1.1 : Présentation de l’information sur les pratiques exemplaires en matière de changement organisationnel
Démontre la capacité d’identifier les problèmes et de proposer des solutions
Conception et mise en œuvre de systèmes de gestion Niveau 1.1 : Collecte de données et mise en œuvre de systèmes de gestion
Utilise de l’information, des bases de données et d’autres systèmes de gestion.
Niveau 1.1 : Entretenir des relations efficaces avec les clients
Rendre compte aux clients internes et externes en temps opportun et de manière
appropriée. Organiser et établir l’ordre de priorité de l’horaire de travail afin de répondre aux besoins et aux échéances des clients.
Promouvoir la responsabilisation et la gestion axée sur les résultats Niveau 1.1 : Collecte et diffusion de l’information
Recueillir et diffuser de l’information sur les pratiques exemplaires en matière de responsabilisation et de systèmes de gestion axés sur les résultats.
Compétences clés
- Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
- Capacité à travailler efficacement en équipe.
- Solides compétences en service à la clientèle.
- Capacité à collaborer avec des personnes de nationalités, de cultures, etc.
- Solides capacités d’analyse, d’organisation et de rédaction.
- Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision.
Compétences et expérience requises
Éducation
- Baccalauréat spécialisé en RH ou Administration Publique, Economie, Sociologie et Sciences Politiques
- Licence en ressources humaines, administration publique, économie, sociologie et sciences politiques
Expérience
Pour les candidats titulaires d’un baccalauréat, un minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine des ressources humaines ou de l’administration générale est exigé, ou au moins deux (02) années d’expérience pour les candidats titulaires d’un baccalauréat ou d’un diplôme de premier cycle.
Expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.), ainsi que de l’expérience dans la manipulation de systèmes de gestion basés sur le Web.
Traduction:
La maîtrise de l’anglais et du français est exigée.
Date de clôture : 29 avril 2024.
Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : jobs.undp.org.
