IFAD recrute 01 Programme Assistant

Entreprise

FONDS INTERNATIONAL DE DÉVELOPPEMENT AGRICOLE

Description de l’entreprise

Le FIDA est une institution financière internationale, une institution spécialisée des Nations Unies et la seule institution multilatérale de développement qui… lire la suite

Détails de l’annonce

Poste proposé : Assistant de programme (SD3C&Sahel) – Co-terminus à durée déterminée 2 ans

Rôle
de l’emploi L’assistant de programme est chargé de soutenir la mise en œuvre du programme SD3C ainsi que l’assistance administrative de l’Initiative 1Sahel, y compris une collaboration étroite avec les directeurs de pays des pays concernés SKD agents des services généraux qui soutiennent les programmes régionaux AICRM et IGREENFIN. L’assistant de programme de SD3C et de l’Initiative Sahel est responsable d’une série de fonctions administratives et de soutien au programme relatives à la coordination et à l’exécution du BDR SD3C et de l’Initiative Sahel.
Le titulaire travaille en collaboration avec les collègues de l’équipe régionale, les directeurs de pays impliqués dans les programmes régionaux SD3C, AICRM et IGREENFIN et avec l’associé de liaison régional au siège, afin d’assurer la cohérence, la cohésion et la synergie dans les questions administratives et liées aux programmes.
Les principaux résultats/activités principales peuvent inclure:
• Appui aux programmes/projets (conception, mise en œuvre, achèvement)
• Gestion des ressources de l’Initiative Sahel et appui
administratif connexe • Fonctions
de gestion Fonctions clés et résultats
1. APPUI AU PROGRAMME/PROJET : l’assistant de programme du SD3C et de l’Initiative Sahel veille à la disponibilité d’informations et de données opportunes, complètes et exactes pour soutenir la mise en œuvre efficiente et efficace du programme de l’Initiative Sahel, au nom de ses équipes de pays assignées dans toutes les phases du programme (conception/mise en œuvre/achèvement) pour ces activités dans la région
. Les responsabilités peuvent inclure:
• Aide à la rédaction des termes de référence pour les membres des missions (conception, appui à la mise en œuvre, achèvement) et à la préparation des missions pour les membres du personnel du FIDA et des contrats/missions pour les consultants
• Appui en liaison avec l’associé de liaison régional à la préparation des documents et à leur alignement sur les normes et procédures du FIDA (par exemple, pour les rapports de conception de projets), suivi pour assurer la soumission en temps voulu aux processus d’examen interne et présentation aux organes directeurs;
• Organiser des réunions et des ateliers dans les pays avec les parties prenantes internes et externes du projet ou du programme (réunions d’équipes de projet, négociations, réunions avec les gouvernements, visites de hauts responsables dans les pays, activités d’apprentissage, etc.), y compris la préparation et la diffusion de la documentation pertinente et la recherche de sites et d’activités connexes (par exemple, tenir à jour les données dans les systèmes institutionnels du FIDA);
• Sous la supervision de l’associé de liaison régional, effectuer la saisie et le nettoyage des nouveaux projets/dons/programmes d’investissement liés à l’initiative Sahel dans le Système de dons et de projets d’investissement (GRIPS) et le Système de gestion des résultats opérationnels (ORMS) du FIDA pendant le cycle de vie des projets, ainsi que la saisie et la mise à jour des données et la mise à jour des projets existants au Sahel dans le Système de dons et de projets d’investissement (GRIPS) et la Gestion des résultats opérationnels du FIDA. Système (ORMS).
• Télécharger et profiler les documents requis à des fins de gestion des dossiers et des connaissances (par exemple dans la bibliothèque des opérations, sur xdesk, via le système de gestion électronique des dossiers du FIDA) et partager des informations avec les partenaires du projet et d’autres parties prenantes selon les besoins.
• Soutenir la préparation de modèles ad hoc pour les rapports de l’initiative Sahel et fournir un avant-projet de documentation spécifique au Sahel si•
Appui au suivi du budget global du Sahel et à la préparation des propositions budgétaires conformes au programme de travail.
2. APPUI DE BUREAU: L’assistant de programme de la DD3C et de l’Initiative Sahel veille à ce que l’ensemble des activités relatives aux opérations administratives du programme régional respectent les règlements, règles et procédures établis.
Les responsabilités administratives englobent les déplacements, les ressources humaines et financières et l’approvisionnement. Les responsabilités peuvent inclure:
• Préparer les arrangements de voyage liés aux programmes du Sahel, y compris les transactions de planification des ressources d’entreprise (ERP) PeopleSoft Financials, pour le personnel en poste dans l’AGC du FIDA, y compris la saisie des dates de mission dans le système institutionnel, la gestion des visas et des arrangements logistiques, et aider le personnel à se conformer aux recommandations du Département de la sécurité et de la sécurité des Nations Unies sur les voyages;
• Assistance logistique pendant les processus de recrutement de non-fonctionnaires, par exemple consultants et stagiaires, et activités d’achat connexes, y compris la saisie et la maintenance
des données PeopleSoft• Effectuer les transactions liées au ERP des ressources humaines et financières et initier des demandes de paiement;
• Appuyer l’administration et l’exécution des budgets alloués liés aux programmes et procéder à l’examen de premier niveau des dépenses administratives, selon que de besoin ;
• Fournir une assistance de bureau, s’occuper de l’administration courante des documents (y compris la gestion des communications entrantes et sortantes et la tenue des dossiers de bureau et des systèmes de classement) selon les besoins;
• Fournir des documents d’information et des documents à l’appui sur demande, en formatant et en rédigeant les éléments standard des documents, en veillant à ce que la documentation appropriée soit soumise en temps voulu dans le système de gestion des dossiers du FIDA;
• Effectuer d’autres activités administratives liées au fonctionnement du bureau, selon les besoins et les assignations du chef du bureau.
3. FONCTIONS DE GESTION: L’assistant de programme de la SD3C et de l’Initiative Sahel est responsable de l’intégrité et de la transparence dans l’administration des ressources du FIDA. Il s’agit notamment de contribuer aux exercices d’établissement du budget des bureaux de pays et de suivre les sous-affectations accordées; mettre en œuvre des processus d’approvisionnement et aider aux procédures de clôture des contrats; l’utilisation efficace de la fonctionnalité ERP pour améliorer les résultats opérationnels; la simplification des processus de transaction et de déclaration; et l’amélioration des services à la clientèle, la supervision du personnel de soutien, le cas échéant.
Indicateurs
clés de performance Les principaux résultats ont un impact indirect sur l’ensemble de l’équipe de l’initiative SD3C et Sahel dans l’appui administratif et le succès de la mise en œuvre de l’opération de prêt régionale SD3C et de l’initiative Sahel. La saisie précise des données et la présentation de l’information renforcent la position du FIDA en tant que partenaire de développement solide. Les informations fournies facilitent les activités d’appui aux projets/programmes et la prise
de décisions relatives au programme Relations
de travail L’Assistant de Programme de SD3C et Initiative Sahel travaille sous la supervision du Responsable de Programme SD3C et du Coordinateur 1 Sahel en étroite collaboration avec le Chef du Bureau Multipays, l’Associé de Liaison Régional basé à Rome, les Directeurs Pays impliqués dans l’Initiative Sahel, le personnel de l’AGC de Dakar, en particulier le personnel de la GSA, et l’équipe des programmes régionaux du Fonds vert pour le climat (FVC) de la Division de l’environnement, du climat, du genre et de l’inclusion sociale (ECG) et en coordinationavec l’équipe Delvery du Programme de l’initiative Sahel et l’équipe régionale de la Division Afrique de l’Ouest et du Centre. Le titulaire s’emploie en permanence à obtenir l’appui et la coopération des unités administratives.
Exigences
du profil d’emploi Compétences organisationnelles :Niveau 1 :

• Building relationships and partnerships – Builds and maintains effective working relationships
• Communicating and negotiating – Communicates effectively; creates understanding between self and others
• Demonstrating leadership – Personal leadership and attitude to change
• Focusing on clients – Focuses on clients
• Learning, sharing knowledge and innovating – Continuously seeks to learn, shares knowledge & innovates
• Managing time, resources and information – Manages own time, information and resources effectively
• Problem-solving and decision-making – Demonstrates sound problem-solving and decision-making ability
• Strategic thinking and organizational development – Personal influence
• Travail d’équipe – Contribue efficacement à l’équipe

Profil recherché pour le poste : Programme Assistant (SD3C&Sahel) – Fixed-Term Co-terminus 2 Years

Éducation:

• Niveau – Certificat d’études secondaires (p. ex. niveau A et baccalauréat)
• Domaines d’intérêt – comptabilité, administration des affaires ou domaines connexes

Certifications:

• Gestion de projet (souhaitable)

Expérience:

• Au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans l’administration et l’appui aux programmes au sein d’agences des Nations Unies, d’institutions de développement, de services gouvernementaux et/ou d’autres organisations compétentes.
• Expérience spécifique au poste: Expérience de travail pertinente dans l’appui aux programmes régionaux / de pays, l’appui aux opérations, l’administration des prêts / subventions, ainsi que les ressources et la planification. Une expérience des institutions financières internationales, des organismes de coopération pour le développement, etc., et une connaissance des outils et systèmes de suivi et de planification seraient un atout. Doit être ressortissant du pays d’affectation ou être titulaire d’un permis de travail valide pour celui-ci.

Traduction:

• Requis Français et anglais (4 – Excellent)
• Souhaitable : espagnol ou arabe (3 – bon)

Compétences:

• Gestion logistique : Savoir-faire en matière de soutien logistique spécifique au poste, tel que la gestion des voyages (y compris l’organisation des voyages, l’administration des visas, etc.), l’organisation d’événements (par exemple, organisation de conférences, de réunions (virtuelles), de retraites, de formations), etc.
• Respect de la procédure : Capacité de respecter strictement les directives officielles établies, y compris dans de nouvelles situations
• Gestion des documents : Savoir-faire en matière de tenue de documents (p. ex. manipulation appropriée des documents et des systèmes pour préserver la mémoire institutionnelle, y compris les registres de correspondance, les systèmes de classement et de référence de bureau, etc.)
• Gestion du temps: Respect des délais dans des délais et des contraintes de temps (par exemple, pour remettre les documents de l’organe directeur à temps); Capacité à coordonner et à gérer des flux de travail complexes et des équipes internes et externes
• Maîtrise de base des TIC et du numérique: niveau élevé de culture numérique et capacité à se familiariser rapidement avec les nouveaux outils numériques (par exemple, capacité à saisir et à extraire des données de REP lors de la budgétisation; surveillance des systèmes de sécurité, téléchargement de contenu sur des sites Web inter/intra-net, etc.)
• Initiative et bon jugement : Sens élevé de la prise d’initiative proactive et bon jugement (y compris sur les questions de sécurité)
• Compétences interpersonnelles : Capacité de traiter avec patience et tact avec les autres (p. ex. visiteurs, clients, appelants, etc.), y compris les personnes âgées (p. ex. participants de haut niveau aux réunions)
• Écoute : Écoute efficace et active des autres; Comprendre les déclarations indirectes et y donner suite
• Résolution de problèmes : Forte pensée systémique et structurée, capacité d’identifier et de disséquer les problèmes en composantes et de formuler un ensemble complet de solutions et de stratégies créatives, viables et durables.
• Communication verbale : Communication verbale claire, succincte et convaincante; Langage hautement professionnel, équilibré et diplomatique
• Communication écrite: Communication écrite claire, succincte et convaincante dans la langue nécessaire pour un rôle spécifique; langage hautement professionnel, équilibré et diplomatique (par exemple, pour la rédaction d’exposés de position, de séances d’information, etc.)

Critères de l’annonce pour le poste : Programme Assistant (SD3C&Sahel) – Fixed-Term Co-terminus 2 Years

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