Le FIDA recrute 01 Assistant(e) administratif(ve) pays
Cadre organisationnel
Le Fonds international de développement agricole (FIDA) est une institution financière internationale et une institution spécialisée des Nations Unies qui se consacre à l’éradication de la pauvreté et de la faim dans les zones rurales. Pour ce faire, il investit dans les populations rurales. Le FIDA finance des programmes et des projets qui accroissent la productivité agricole et augmentent les revenus ruraux, et plaide aux niveaux local, national et international en faveur de politiques qui contribuent à la transformation rurale.
Le Département de la gestion des programmes, sous la direction d’un Vice-Président associé, est responsable de l’ensemble du programme de prêts et de dons du Fonds et est composé de cinq (5) divisions régionales et de la Division de la politique opérationnelle et des résultats (OPR). Les cinq divisions régionales sont : Asie et Pacifique (APR), Afrique orientale et australe (ESA), Amérique latine et Caraïbes (ALC), Proche-Orient, Afrique du Nord et Europe (NEN) et Afrique de l’Ouest et centrale (WCA), où ce poste est situé.
Le poste d’assistant(e) administratif(ve) de pays est à pourvoir dans un bureau régional du FIDA ou un bureau multipays du FIDA et relève directement du responsable ou du chef de l’AGC compétent qui dirige le bureau.
Rôle de l’emploi
L’assistant(e) administratif(ve) de pays est responsable des communications courantes du bureau, des services opérationnels et des services de secrétariat afin de contribuer à une mise en œuvre harmonieuse du plan régional et d’assurer un flux de travail efficace et une gestion efficace de l’information.
Fonctions clés et résultats
Communications et flux de travail : Faciliter les communications et le flux de travail du Bureau et entre le Bureau et l’AC, afin d’améliorer l’efficacité et la rapidité des résultats pour atteindre les objectifs de l’organisation. Les responsabilités comprennent généralement la gestion de la correspondance entrante et sortante, des courriels et des appels téléphoniques ; la recherche de documents de base ; communiquer des renseignements courants et d’autres renseignements non courants relatifs au travail du bureau ; la mise en place et la mise à jour des systèmes de classement et de référence de l’Office, tant traditionnels que numériques ; et s’assurer que les sites Web inter/intra-net sont à jour et exacts.
Soutien opérationnel : Facilite le travail de l’équipe afin d’assurer l’intégrité dans l’utilisation des ressources et le respect des règles et procédures établies. Les responsabilités comprennent généralement la saisie de données ERP et les activités de production de rapports en tant qu’initiateur ; appliquer des procédures internes et des systèmes de suivi de la correspondance et des documents ; vérifier que les travaux sont achevés conformément aux normes du FIDA et dans les délais fixés ; le suivi de l’avancement des travaux et des cas prioritaires ; l’organisation de réunions et d’ateliers ; l’organisation de voyages officiels ; l’administration des présences et des congés du personnel ; identifier et extraire de l’information de diverses sources et préparer des notes d’information. Les responsabilités peuvent inclure :
Fournir un appui à l’organisation de réunions dans les pays avec les parties prenantes internes et externes du projet ou du programme (par exemple, réunions de l’équipe de projet, négociations, réunions avec les gouvernements, visites de cadres supérieurs dans les pays, événements d’apprentissage, etc.), y compris la préparation et la diffusion de la documentation pertinente et le repérage des lieux et des activités connexes ;
Téléchargement et profilage des documents requis à des fins de gestion des documents et de gestion des connaissances (par exemple, dans la bibliothèque des opérations, sur xdesk, par le biais du système de gestion électronique des documents du FIDA) et partage de l’information avec les partenaires du projet.
Participer à certaines missions (pour le soutien administratif et l’organisation d’événements, tels que des ateliers, des séminaires, etc., selon les besoins.
L’assistant(e) administratif(ve) de pays peut également suppléer l’assistant(e) de programme de pays en cas d’absence en congé ou en cas de pic de charge de travail.
Soutien de bureau : Assure la gamme complète de soutien de bureau au superviseur. Les responsabilités comprennent généralement la préparation de documents d’information pour les voyages ou les réunions officiels ; rédiger des réponses aux demandes écrites portant sur des questions courantes et non courantes ; coordonner les réponses aux demandes de renseignements délicates ou complexes ; assurer le suivi des échéances établies et veiller à ce que le personnel soumette en temps opportun les rapports, la correspondance et les autres documents ; examiner toute la correspondance et les documents officiels sortants pour s’assurer de leur exactitude de style, de fait et de grammaire, ainsi que de leur conformité aux lignes directrices et aux procédures établies ; préparer la correspondance pour la signature du superviseur ; et peut, s’il y a lieu, faire des traductions informelles de la correspondance. Les responsabilités peuvent inclure :
Préparer les préparatifs de voyage, y compris les transactions ERP connexes, pour le personnel du bureau de pays du FIDA, y compris la saisie des dates de mission dans le système de l’organisation, la gestion des visas et des arrangements logistiques, et l’appui au personnel conformément aux recommandations du Département de la sécurité et de la sécurité des Nations Unies en matière de voyages ;
Appuyer le recrutement de personnes qui ne sont pas du personnel embauchées par le Bureau, y compris le traitement des transactions liées au progiciel de gestion intégré (ERP) et l’initiation des demandes de paiement ;
Appuyer l’administration des biens du bureau (y compris l’entretien du mobilier et du matériel de bureau du FIDA, le contrôle des stocks et la gestion des véhicules et de la flotte, en liaison avec l’analyste opérationnel pays) ;
Fournir des documents d’information et des pièces justificatives sur demande, mettre en forme et rédiger les éléments normalisés des documents, tenir à jour les dossiers administratifs et les systèmes d’archivage en veillant à ce que la documentation appropriée soit soumise en temps opportun dans le système de gestion des documents du FIDA.
Fonctions administratives : Veiller à l’intégrité, à la transparence et à l’équité dans l’utilisation personnelle du matériel et des fournitures du FIDA qui lui est confié, ainsi que dans l’administration des ressources du FIDA. Il s’agit notamment de contribuer aux exercices de préparation du budget des bureaux de pays et de suivre les sous-allocations allouées ; mettre en œuvre des processus d’approvisionnement et aider aux procédures de clôture des contrats ; l’utilisation efficace des fonctionnalités de l’ERP pour améliorer les résultats de l’entreprise ; la simplification des processus de transaction et de production de rapports ; et l’amélioration des services à la clientèle
Indicateurs clés de performance
La portée des principaux résultats des assistants administratifs de pays se limite généralement aux activités de bureau. Il/Elle fournit un appui dans l’application des règles et procédures établies ainsi que dans le cadre de travaux d’appui typiques et non spécialisés, y compris un appui administratif dans la mise en œuvre des activités de projet/programme et dans les bureaux du FIDA. Le travail est principalement de nature standard ; Il y a peu d’activités administratives paraspécialisées qui pourraient nécessiter une formation formelle effectuée sur une base régulière et récurrente. Les indicateurs clés de rendement comprennent l’exécution en temps opportun et précise des activités assignées.
Relations de travail
L’assistant(e) administratif(ve) de pays basé dans les bureaux régionaux du FIDA ou les bureaux multipays travaille en étroite collaboration avec l’ensemble du personnel du bureau assigné, y compris le personnel technique du Département de la stratégie et des connaissances (SKD), le personnel financier du Département des opérations financières (FOD), le CSST et le personnel des partenariats du Département des relations extérieures et de la gouvernance (ERG), en plus du personnel des programmes du PMD. y compris l’assistant(e) de programme de pays en poste dans son bureau, et est principalement responsable de l’échange d’informations de routine et, moins fréquemment, d’informations non routinières avec ses homologues du FIDA. L’échange courant d’informations au sein de la Caisse comprend l’organisation des voyages, l’achat et l’appui aux technologies de l’information. Les contacts typiques au sein de la division, du bureau ou du département ainsi que les contacts externes consistent à répondre aux demandes de renseignements.
Exigences relatives au profil d’emploi
Compétences organisationnelles – Niveau 1
- Réflexion stratégique et développement organisationnel : influence personnelle
- Faire preuve de leadership : Leadership personnel et attitude face au changement
- Apprendre, partager les connaissances et innover : Cherche continuellement à apprendre, partage ses connaissances et innove
Se concentrer sur les clients : Se concentrer sur les clients
- Aptitude à résoudre des problèmes et à prendre des décisions : Fait preuve d’une bonne capacité à résoudre des problèmes et à prendre des décisions.
- Gestion du temps, des ressources et de l’information : Gérer efficacement son temps, l’information et les ressources.
Travail d’équipe : Contribue efficacement à l’équipe
- Communiquer et négocier : Communiquer efficacement : créer une compréhension entre soi et les autres
- Établir des relations et des partenariats : Établir et maintenir des relations de travail efficaces
Éducation
- Niveau – Diplôme d’études secondaires
- Domaines – Études sociales, Mathématiques, Anglais, Économie
- Le diplôme doit être un établissement accrédité répertorié sur https://www.whed.net/home.php.
Expérience professionnelle
- Au moins trois (3) ans d’expérience en secrétariat et/ou en écriture.
- Une (1) année d’expérience dans le cadre d’un programme est souhaitable.
- Expérience spécifique au poste : Doit être ressortissant du pays d’affectation ou être titulaire d’un permis de travail valide pour ce pays.
Traduction
- Anglais requis (4 – Excellent)
- Souhaitable : Espagnol ou Arabe (3 – Bien)
- Spécifique au poste : Français (4 – Excellent)
Compétences
Fonction spécifique à l’emploi
- Expertise thématique – Administration, Expertise pertinente au rôle spécifique ;
- Gestion de la logistique, savoir-faire en matière de soutien logistique spécifique au poste, tel que la gestion des voyages (y compris l’organisation des voyages, l’administration des visas, etc.), l’organisation d’événements (par exemple, l’organisation de conférences, de réunions (virtuelles), de retraites, de formations), etc.
- Achats, savoir-faire dans l’application des politiques, règles et règlements de passation des marchés applicables au siège du FIDA et/ou aux programmes/projets de pays, y compris pour les cas individuels complexes ;
- Gestion des dossiers ;
- Esprit d’initiative et bon jugement, sens élevé de la prise d’initiatives proactives et bon jugement (y compris en matière de sécurité) ;
- Aptitudes interpersonnelles, Capacité à traiter avec patience et tact avec les autres (p. ex., visiteurs, clients, appelants, etc.), y compris les personnes de haut niveau (p. ex., participants de haut niveau aux réunions) ;
- Respect des procédures, capacité à respecter strictement les directives formelles établies, y compris dans de nouvelles situations ;
- Résolution de problèmes, Forte pensée systémique et structurée, capacité à identifier et à disséquer les problèmes en composantes et à formuler un ensemble complet de solutions et de stratégies créatives, viables et durables,
- Adaptabilité;
- Maîtrise de base des TIC et du numérique, Expertise pertinente au rôle spécifique (par exemple, approfondi, systèmes d’information informatique, y compris les logiciels de systèmes d’exploitation de micro-ordinateurs, le matériel et les logiciels d’application et autres équipements de bureautique), gestion de la configuration informatique de l’utilisateur final
Autres informations
Les membres du personnel du FIDA sont des fonctionnaires internationaux soumis à l’autorité du Président du FIDA. Conformément à la politique du FIDA en matière de ressources humaines, le Président peut décider de les affecter à l’une ou l’autre des activités du FMI. Tous les administrateurs internationaux sont tenus d’être mobiles géographiquement et les postes de la catégorie des administrateurs sont susceptibles d’être modifiés à tout moment, conformément aux priorités stratégiques et aux initiatives de réforme du FIDA.
Le FIDA souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et ne pratique aucune discrimination fondée sur l’origine ethnique, sociale ou politique, la couleur, la nationalité, la religion, l’âge, le sexe, le handicap, l’état matrimonial, la taille de la famille ou l’orientation sexuelle, conformément à sa stratégie en matière de diversité, d’équité et d’inclusion (DEI) et à sa politique de prévention et de lutte contre le harcèlement sexuel, l’exploitation et les abus sexuels.
Date de clôture : 8 mai 2024.
Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : job.ifad.org.
