GIZ recrute 01 Réceptionniste
Début du contrat : Dès que possible
Contexte
« Dans le monde entier, nous œuvrons à façonner un avenir décent ». Telle est la vision de la GIZ qui exprime clairement ses objectifs dans le monde entier. En tant qu’entreprise fédérale, la GIZ est présente dans 120 pays dans le monde entier et a son siège à Bonn et Eschborn. Elle soutient le gouvernement allemand dans la réalisation de ses objectifs de coopération internationale pour le développement.
Le Bureau régional de la GIZ à Dakar couvre sur le plan stratégique et administratif les projets et programmes mis en œuvre par la GIZ dans trois (3) pays : le Sénégal, la Gambie et le Cap-Vert. Ainsi le Bureau régional a plusieurs fonctions : gestion stratégique de la collaboration avec les pays partenaires, gestion du portefeuille, communication et relations publiques, gestion des ressources humaines, gestion des finances et de la comptabilité, gestion logistique achats et contrats ainsi que la gestion IT.
La GIZ Sénégal, Coopération Allemande au Développement recherche un(e) Réceptionniste selon les descriptions de poste ci-après :
Domaine de responsabilité et attributions
- Gérer la réception et le standard téléphonique du bureau régional
- Envoyer et recevoir les demandes de prix du service Evénementiel par la boite e-mail Procurement
- Organiser, coordonner et assurer le bon déroulement du travail quotidien de bureau Être le point focal les projets et services administratifs et financiers du Bureau en termes transmission de documents et de messages, y compris pour le suivi de dossiers Accueil téléphonique et de réception de visiteurs
- Organiser et coordonner les réservations de la salle de réunion
- Impression de factures de la plateforme de SONATEL pour le service logistique Organiser la liste des contacts internes et externes
- Suivi de la mise à jour des Liste d’hôtels
- Appuyer la rédaction des réponses aux demandes de financement
- Contribuer à l’organisation des réunions d’équipe et du Management Team d’autres réunion selon les besoins et assurer le suivi des points d’action
- Gérer le dispatching du courrier de la boite d’adresse e-mail générale et le courrier physique Numériser des documents selon les besoins
- Appui à la supervision de la logistique et contrôle du matériel de conférence (sortie et entrée)
- Coordonner l’organisation des ateliers ou d’autres évènements, y compris la logistique, la préparation de matériel et équipement, la gestion et le suivi des listes de participants etc.
- S’occuper des réservations individuelles de chambres d’hôtel.
- Communiquer avec et coordonner les prestataires impliqués dans des événements (hôtels, traiteurs, modérateurs, imprimeries etc.)
- Effectuer d’autres tâches administratives selon les besoins
Qualifications, compétences et expérience requises
- Avoir au moins un BTS (ou Bac+2) en assistanat de direction, gestion et administration, communication ou tout autre domaine pertinent pour la fonction.
- Avoir au minimum trois (03) années d’expérience à un poste similaire
- Avoir une bonne expérience en logistique et organisation d’événements
- Avoir de bonnes capacités en communication
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles
- Être organisé.e et très accueillant.e
- Maitriser les outils informatiques, notamment MS Office
- Maîtriser le français et le wolof sont essentiels. La maîtrise de l’anglais et de l’allemand sera un atout.
Dossiers de candidature
- Une lettre de motivation
- Un curriculum détaillé (si possible sous forme de tableau)
- Trois références professionnelles
Date limite des dépôts de candidature
Les dossiers de candidatures complets devront être envoyés au plus tard 27.02.2024 à recrutement-sn@giz.de avec pour objet « Nom – Prénom Recrutement réceptionniste-br »
NB : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite de la procédure
