L’assistant(e) de direction fournira un soutien administratif et stratégique de haut niveau au directeur général/directeur exécutif/autre dirigeant. Ce poste requiert des compétences organisationnelles exceptionnelles, le souci du détail et la capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement en constante évolution. L’assistant administratif assurera la liaison entre le dirigeant et les parties prenantes internes/externes, en veillant à l’efficacité du flux de travail et de la communication.
Principales responsabilités
Soutien exécutif et calendrier
- Gérer le calendrier, les rendez-vous et les déplacements du directeur national.
- Établir des priorités et programmer des réunions, en veillant à une gestion optimale du temps.
- Préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des mesures prises lors des réunions.
- Voyager avec le CD selon les besoins
Rôle de communication et de liaison
- Agir en tant que premier point de contact entre l’exécutif et les parties prenantes internes/externes.
- Rédiger, réviser et gérer la correspondance, les rapports et les présentations.
- Maintenir la confidentialité et traiter les informations sensibles avec discrétion.
Gestion administrative et de bureau
- Superviser les tâches administratives, y compris le classement, la gestion des données et le suivi des dépenses.
- Coordonner les opérations de bureau afin d’assurer le bon déroulement du travail.
- Aider à la préparation du budget, à l’approvisionnement et à la gestion des fournisseurs.
Planification de voyages et d’événements
- Organiser les voyages nationaux et internationaux, y compris les vols, l’hébergement et les itinéraires.
- Planifier et coordonner les réunions de direction, les sessions du conseil d’administration et les événements d’entreprise.
- Assurer l’organisation logistique des engagements de haut niveau.
- Soutien aux parties prenantes et au conseil d’administration
- Préparer des documents et des rapports pour les réunions du conseil d’administration et les discussions de la haute direction.
- Soutenir les processus de gouvernance en gérant la documentation et la communication du conseil d’administration.
- Coordonner le suivi des décisions et des mesures prises lors des réunions de direction.
Gestion financière
- Préparer le budget du bureau du directeur national.
- Préparer les rapports financiers sur les voyages pour le CD
Projet Gestion
- Assistant dans la coordination de projets spécifiques
- Suivre l’avancement du projet et assurer la liaison avec les équipes concernées
Formation et certifications
- Licence en administration des affaires, en gestion, en communication ou dans un domaine connexe.
Expérience
- Au moins deux ans d’expérience en tant qu’assistant(e) de direction, assistant personnel ou dans une fonction similaire.
Connaissances
- Haut niveau de discrétion et de confidentialité.
- Solides compétences en matière de résolution de problèmes et de prise de décision.
- Capacité d’adaptation et aptitude à gérer des priorités dynamiques.
- Une expérience dans le domaine de l’assistance aux cadres au sein de organisations à but non lucratif, entreprises, administrations publiques est un atout.
Compétences
- Créativité
- Excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion du temps.
- Haut niveau de discrétion et de confidentialité.
- Solides compétences en matière de résolution de problèmes et de prise de décision.
- Capacité d’adaptation et aptitude à gérer des priorités dynamiques.
- Une expérience dans le domaine de l’assistance aux cadres au sein de [secteur spécifique, par exemple, organisations à but non lucratif, entreprises, administrations publiques] est un atout.
- Analyse et rédaction de rapports
- Compétences en matière de présentation et de communication
- Planification, organisation, gestion du temps et coordination
- Maîtrise de l’anglais et du français à l’écrit et à l’oral
- Maîtrise de Microsoft Office Suite, de Google Workspace et des outils de gestion de projet
- Solides capacités d’organisation et d’exécution de tâches multiples.
- Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale
- Capacité à travailler de manière indépendante et à maintenir le professionnalisme dans des situations de forte pression.
Pour postuler, envoyez votre CV à : assistant-direction@afrirh.odoo.com