ONG FAO recrute 01 Agent d’entrepôt

Objectifs du programmeLe Programme d’urgence sanitaire de l’OMS (le Programme) a pour mission d’aider les pays à coordonner l’action internationale en matière de prévention, de préparation, de détection, de réponse rapide et de rétablissement après les flambées épidémiques et les situations d’urgence. Raison d’être du posteDans le cadre du Système de gestion des incidents d’urgence sanitaire (SGI) de l’OMS, au niveau national ou régional, le responsable de l’entrepôt de l’OSL appuiera les opérations et la gestion des fournitures médicales et non médicales stockées dans l’entrepôt de l’OMS pour les interventions d’urgence, en assurant un suivi de bout en bout et en garantissant un processus de contrôle des stocks efficace et efficient au niveau du site de l’incident. Description des tâchesAu cours du déploiement, le lieu d’affectation peut changer et les tâches peuvent être modifiées en fonction des besoins techniques du programme. Gestion des stocks

• Organiser et superviser le stock physique aléatoire régulier selon la fréquence définie par le responsable de l’approvisionnement (au moins une fois tous les 2 mois) et procéder à la réconciliation du système de stockage des données. Responsable de l’exactitude des registres des transactions de l’entrepôt, y compris l’identification des écarts, afin d’assurer une action immédiate et des rapports précis au gestionnaire de l’approvisionnement sur toute anomalie. Assurer une mise en place et une utilisation prospères des outils de gestion des stocks (rapport de stock Excel, GIMS¦). Surveillez de près les niveaux de stock (fournitures médicales et non médicales), en particulier les chiffres de consommation mensuelle, les dates de péremption et les éventuels excédents ou épuisement des stocks. Aviser et informer le responsable hiérarchique lorsque le stock de marchandises approche du seuil d’alerte minimum ou maximum, et fournir régulièrement au responsable hiérarchique une liste des articles dont la date de péremption est prévue dans les six prochains mois. En collaboration avec le gestionnaire de l’approvisionnement, préparer toutes les procédures et les étapes nécessaires à l’élimination des marchandises.

Gestion d’entrepôt

• Maintenir l’état physique de l’entrepôt en planifiant et en mettant en œuvre de nouveaux plans de conception et en émettant des bons de travail pour réparation et des demandes internes pour le remplacement. En liaison avec le point focal de l’OMS pour la sécurité, établir et surveiller les procédures et protocoles de sécurité pour les stocks et les entrepôts. Surveillez la température de l’entrepôt et assurez-vous que les produits nécessitant une chaîne du froid (par exemple, les vaccins / médicaments à température contrôlée) sont toujours stockés à une température appropriée. Assurez-vous que l’équipement de l’entrepôt, par exemple le transpalette manuel, les échelles, le chariot élévateur, fonctionne parfaitement et que le personnel de l’entrepôt est formé sur la façon de les utiliser en toute sécurité. S’assurer que l’équipement de protection minimum de l’entrepôt est en place, par exemple des gants robustes, des bottes, un casque, un extincteur, etc. Assurez-vous que tous les articles sont bien organisés et correctement rangés, bien protégés, bien identifiés et facilement accessibles (propreté, sécurité, accès, etc.). S’assurer que les moyens nécessaires sont mis en place pour la gestion et le contrôle des articles sensibles (médicaments contrôlés, chaîne du froid, marchandises dangereuses) : numéros de lots, dates de péremption, emballages spéciaux et stockage. Réception et entreposage des marchandisesPréparer des plans d’entreposage avant de planifier l’arrivée des produits médicaux et non médicaux. Contrôler la qualité et la quantité des marchandises reçues des fournisseurs internationaux, des acheteurs locaux et d’autres entités, en comparant la liste de colisage ou le bon de commande avec le bon de livraison, et informer le responsable hiérarchique de tout problème (articles endommagés ou manquants, etc.). Après toute réception de marchandises, assurez-vous de la mise à jour immédiate de la fiche de stock de l’entrepôt (assurez-vous que toutes les informations nécessaires sont correctement et entièrement enregistrées sur les fiches de stock : code WHO, numéro de lot, date de péremption, date de livraison, solde des stocks (entrées/sorties) et numéros de référence des documents de livraison). Centralisez le dépôt des documents suivants : GRN, Carte de stock, Manifeste de cargaison/Lettre de transport, Liste de colisage, Demande de stock, Demande interne et certificat des articles. Gestion des demandes et des expéditionsAccuser réception des demandes internes ou des demandes/libérations de stock (SR). Sélectionnez le fret à préparer et traitez d’abord avec les commandes les plus anciennes, le cas échéant ; tenir à jour la liste de suivi des demandes internes et des demandes de stock (rapport sur les mouvements de stock). Coordonner la réception et l’expédition des articles, afin de s’assurer que l’enregistrement, la comptabilité et les rapports exacts sont disponibles en tout temps pour appuyer la prise de décisions. Contrôlez les plans de chargement soumis par le(s) magasinier(s) et assurez-vous que les bordereaux d’expédition et la liste de colisage de l’OMS sont dûment remplis. Livrer les marchandises conformément aux principes FEFO (First Expired First Out) et/ou FIFO (First In First Out). S’assurer que les zones d’expédition (par destination) sont clairement identifiées et que les destinataires sont informés. S’assurer de l’emballage approprié pour le mode de transport choisi, le poids et l’étiquette du fret (destination, nombre de colis, numéro de lettre de voiture, poids et mode de transport) et assurer l’attribution du numéro d’expédition à chaque colis, conformément aux instructions du gestionnaire de l’approvisionnement. Fournir l’approbation finale avant l’expédition des cargaisons. Informer régulièrement le supérieur hiérarchique et le responsable du pilier de l’intervention sanitaire du poids/volume des articles prêts à être distribués au point de distribution final.

Gestion des ressources humaines et du budget

• Superviser le personnel travaillant dans l’entrepôt. Avec l’approbation du gestionnaire de l’approvisionnement, embauchez des travailleurs occasionnels. Identifier les besoins de formation et planifier efficacement les formations, afin de s’assurer que tout le personnel possède les connaissances requises et qu’il dispose des outils nécessaires pour le travail. Organisez des réunions hebdomadaires pour vous assurer que l’équipe de l’entrepôt est bien informée des priorités. Aider à la formation de tous les homologues sur les meilleures pratiques de gestion d’entrepôt. Assurer le suivi des résultats du personnel et du travail occasionnel de l’entrepôt et procéder à l’évaluation du rendement du personnel de l’entrepôt. Préparer le budget mensuel et prévoir les dépenses.

Rapports

• • Assurer la production du rapport mensuel. Informer immédiatement le supérieur hiérarchique de tout problème survenant pendant les travaux, notamment en cas de dégradation, de perte, de tentative d’effraction ou de vol dans l’entrepôt. Effectuer toute autre tâche connexe propre à l’incident, à la demande du superviseur fonctionnel.

Qualifications requisesÉducation (Qualifications)Essentiel

• Premier diplôme universitaire en gestion / gestion des achats et des fournitures / domaines commerciaux ou pharmacie / équivalent international en administration des affaires ou dans un domaine connexe.

SouhaitableUn diplôme universitaire de niveau supérieur ou une qualification professionnelle dans le domaine des TIC ou de l’administration délivré par un institut accrédité ou reconnu. ExpérienceEssentielMinimum 2 ans d’expérience dans la gestion d’activités de stockage/entreposage et expérience auprès d’ONG, dont une partie sur le terrain en soutien aux opérations humanitaires d’urgence. SouhaitableExpérience connexe acquise au sein de l’OMS, du système des Nations Unies, des partenaires des groupes sectoriels de la santé, d’organisations humanitaires reconnues ou d’organisations non gouvernementales internationales travaillant dans le domaine des épidémies et/ou des interventions d’urgence sanitaire. Compétences

• Excellentes compétences organisationnelles et managériales avec la capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois, d’obtenir des résultats dans des scénarios urgents, d’identifier et de résoudre des problèmes. Connaissances et expérience avérées en gestion de l’approvisionnement.Capacité avérée d’assurer l’utilisation efficace des ressources. Capacité démontrée à travailler dans un environnement multiculturel et multidisciplinaire. Capacité avérée à gérer des équipes diversifiées dans différents domaines fonctionnels. Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à négocier avec les fonctionnaires et à les convaincre avec tact et diplomatie. Capacité à rédiger de manière claire et concise et à présenter des informations pour obtenir les résultats souhaités. Connaissance ou compréhension du mandat et des objectifs de l’OMS dans le contexte de la gestion des incidents d’urgence

Compétences de l’OMS

• Travail d’équipeRespecter et promouvoir les différences individuelles et culturellesCommunicationProduire des résultatsAssurer une utilisation efficace des ressources

Utilisation des compétences linguistiques

• Essentiel : Connaissance approfondie du françaisSouhaitable : Connaissance intermédiaire de l’anglais

Autres compétences (p. ex., TI)Excellente connaissance des applications Microsoft Office. Compétences avérées en informatique, avec un accent particulier sur la gestion de bases de données. Compétences avérées dans l’utilisation d’équipements tels que la radio et les téléphones satellites. Rémunération1.405.000 FCFA/moisDate de clôture : 28 mars 2024.