Assistant administratif
Tâches et responsabilités
Recueillir, saisir, sélectionner et analyser des données à partir de diverses sources, dont les systèmes et bases de données de la FAO ; vérifier l’exactitude des documents de données ; effectuer les calculs nécessaires.
Tenir les régies d’avances ; rapprocher les dépenses, balances, paiements, bilans et autres données ; aider à la préparation de rapports réguliers et spéciaux en préparant et en modifiant les données dans un format adapté selon les besoins ; contrôler les comptes des projets, des programmes et du bureau.
Tenir des dossiers détaillés des estimations budgétaires, des obligations et des soldes disponibles ; enregistrer les sommes reçues et les décaissements (grands livres, livres de caisse, bons, etc.) ; effectuer les décaissements de la petite caisse et tenir les comptes.
Préparer la correspondance administrative courante ; rédiger les versions préliminaires de la correspondance afin de vérifier les données, de répondre aux demandes et d’obtenir des informations additionnelles en matière de transactions et de questions financières, selon les besoins.
Maintenir des registres d’inventaire locaux, avec la responsabilité que les actifs soient dûment inscrits, entretenus et protégés.
Tenir à jour un système de classement des documents administratifs et financiers.
Porter assistance à la gestion du personnel et de l’équipement.
S’acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins.
Les candidatures seront examinées en regard des critères suivants:
Conditions minimales à remplir
Une formation (BAC + 2 ans) en Finance, Gestion ou Comptabilité.
Trois ans d’expérience dans le travail d’administration et d’appui de bureau.
Connaissance courante (niveau C) du français et connaissance moyenne (niveau B) en anglais.
Nationalité sénégalaise
Compétences de base exigées par la FAO
Attention portée aux résultats
Avoir l’esprit d’équipe
Sens de la communication
Établissement de relations constructives
Partage des connaissances et amélioration continue
Aptitudes techniques/fonctionnelles
Bonne connaissance des systèmes informatisés d’information financière, de voyages, des ressources humaines ainsi que des procédures et politiques administratives
Bonne connaissance des normes en matière de communication et de documentation.
Bonne connaissance de la structure de l’Organisation.
Critères de sélection
Bonne connaissance des applications MS Office, de l’Internet et du matériel bureautique.
Capacité à utiliser des logiciels comptables et d’autres systèmes d’information et bases de données pour introduire des données, procéder à des demandes de renseignements, recueillir et définir des rapports ponctuels et des analyses et effectuer la mise en forme des résultats dans un format adapté.
Date limite 29 Février 2024.
Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : jobs.fao.org.
