Tostan recrute 01 Partnerships Administration Assistant

Vue d’ensemble de l’organisation

Tostan est une organisation à but non lucratif 501 (c) (3) basée à Dakar, au Sénégal, opérant actuellement dans cinq pays d’Afrique de l’Ouest. Au niveau stratégique, l’organisation s’engage à continuer de développer sa compétence de base en matière d’autonomisation de l’éducation, ainsi qu’à documenter et à mettre à l’échelle l’impact durable qu’elle crée sur un éventail de questions. Le modèle phare de Tostan, le Programme triennal de renforcement des capacités communautaires (CCBP), a déjà atteint des milliers de communautés en Afrique de l’Ouest et de l’Est depuis 1991. Les résultats en matière de gouvernance, d’éducation, de santé, d’autonomisation économique et d’environnement font actuellement l’objet d’un suivi, et Tostan est particulièrement fier d’avoir joué un rôle important dans l’autonomisation à grande échelle des femmes et des filles et dans l’abandon communautaire de pratiques néfastes telles que les mutilations génitales féminines et le mariage des enfants. Dans le cadre de son plan d’engagement stratégique 2023-2030, Tostan se concentre sur la mise à l’échelle stratégique. L’organisation élabore de nouvelles stratégies de mise en œuvre pour soutenir le leadership communautaire en débloquant des changements systémiques plus vastes à l’échelle régionale. Il crée également de nouveaux modèles de partage et de reproduction de ses programmes avec d’autres partenaires de développement et étend sa capacité à partager l’approche globale de Tostan pour soutenir et influencer un éventail de publics locaux et mondiaux. Pour plus d’informations, veuillez visiter : www.tostan.org

Vue d’ensemble du département

Au début de 2023, Tostan lancera sa Stratégie jusqu’en 2030 : En partenariat pour le bien-être de la communauté. Développée en collaboration avec les communautés partenaires, les gouvernements locaux et nationaux et les sympathisants du monde entier, cette stratégie soutiendra les percées dans le bien-être des communautés en engageant de nouveaux groupes de communautés, en approfondissant les liens et les ressources au niveau local et en catalysant l’écosystème plus large des acteurs qui soutiennent les communautés. Les partenariats sont au cœur de la réalisation de ce potentiel.

Rôles et responsabilités

Sous la supervision du Chef de programme, l’adjoint administratif aux partenariats sera responsable de :

Calendrier, calendrier et administration du chef des partenariats et de l’équipe des partenariats
Aux côtés du CPO, s’assure que l’équipe des partenariats est tenue au courant de toutes les communications internes et soutient les membres de l’équipe pour accomplir les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l’équipe;
Coordonner les calendriers de l’équipe des partenariats, en fournissant des rappels aux équipes concernant les tâches, les rendez-vous et autres questions prévues;
Veiller à ce que le DGP soit au courant de toutes les responsabilités et activités prévues et qu’il s’y engage de manière appropriée;
Organiser les voyages, y compris la réservation des billets d’avion, le transport terrestre, les hôtels et la mise en place d’itinéraires pour l’équipe de partenariat;
Soutenir les processus d’intégration des nouveaux membres de l’équipe des partenariats et / ou des partenaires; Coordonner les réunions des partenariats, en veillant à ce que les calendriers soient établis en temps opportun, à ce que les facilitateurs soient identifiés, à ce que les ordres du jour soient préparés, à ce que les procès-verbaux soient conservés et à ce que les suivis fassent l’objet d’un suivi.

Gestion des connaissances et tenue de dossiers

Co-créer et maintenir un système de gestion des connaissances efficace qui est hautement fonctionnel au quotidien et facilement accessible (à la fois sur papier et électronique) et qui assure l’alignement et la coordination dans l’ensemble du département.
Suivre et tenir à jour les documents de base de l’équipe, y compris les plans de travail, les RACI, les KPI et autres outils;
Agir en tant que point focal central de la gestion des connaissances pour l’équipe des partenariats; Assurer la tenue des dossiers ministériels; Saisit les informations dans la plateforme
Salesforce.
Rapports trimestriels et annuels
Appuyer la sensibilisation et le suivi du suivi continu des IRC de l’équipe des partenariats et des documents connexes;
S’assurer que les documents mensuels, trimestriels et annuels sur les IRC sont soumis à temps avec la tenue de dossiers appropriée.
Communications, partenariats et sensibilisation
En ce qui concerne les réunions de partenariats avec les visiteurs externes, les partenaires et les organisations sœurs de Tostan, répond aux demandes de matériel;
Préparer les communications de suivi;
Travailler avec le conseiller en partenariats pour coordonner, préparer, planifier et livrer les voyages des donateurs en étroite collaboration avec l’équipe logistique.
Aide à la traduction verbale et écrite à la demande d’un membre de l’équipe des partenariats
Cette liste n’est pas exhaustive, l’adjoint administratif aux partenariats sera appelé à exercer toute autre tâche qui pourrait lui être confiée en lien avec ses compétences ou son poste.

Relations clés :

Responsable hiérarchique direct : Agent des partenariats
Soutiens : Dirigeant principal des programmes et équipe des partenariats
Localisation: Thies, Senegal

Qualifications clés requises

Éducation

Baccalauréat requis;
Arts libéraux ou diplôme d’études supérieures similaires dans une discipline pertinente préféré.

Compétences linguistiques:

La maîtrise du français (oral et écrit) est exigée ;
La maîtrise de l’anglais (oral et écrit) est requise (niveau C1).

Connaissances et expérience

Compétences administratives et organisationnelles;
3 ans d’expérience d’adjoint administratif, de préférence dans un organisme à but non lucratif;
Solide expérience de la construction de systèmes de soutien administratif;
Connaissance de Gmail, Google Groupes, Google Documents, Google Agenda et d’autres logiciels pertinents;
Connaissance pratique de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint) et d’Adobe Acrobat.
Soft skills (caractéristiques)
Aimez travailler dans un environnement de petite ONG axé sur la mission.
Type de contrat : contrat local
Date de début: Octobre 2023

Notre équipe est composée de personnes qui croient fermement en la mission de Tostan de permettre aux communautés de développer et de réaliser leur vision de l’avenir et d’inspirer des mouvements à grande échelle vers la dignité pour tous.

Vision, Mission, Valeurs, Définition du problème

Comment postuler

Envoyez votre curriculum vitae, votre lettre de présentation et les scans de votre diplôme et certificat d’études et de formation par courriel à hr@tostan.org.

Veuillez envoyer un courriel avec » PSAA Sept 2023 » cité dans la ligne d’objet. Nous accepterons les candidatures jusqu’au 20 septembre 2023.

Les demandes incomplètes ne seront pas prises en considération.

Tostan souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous évaluons toutes les candidatures conformément aux normes légales et sans égard à la race, la religion, l’âge, le sexe, l’origine ou le handicap.