Phoenix Consulting Group SN recrute un Assistant administratif

Activités principales

Gestion du flux de travail

Concevoir et gérer des systèmes efficaces d’organisation du travail de bureau.
Rédiger tout document nécessaire pour le fonctionnement de l’entreprise
Tenir la petite caisse, gérer les petites dépenses et fournir hebdomadairement le brouillard de caisse en RELATION avec la comptabilité de la société.
Assurer le suivi des documents ; gérer l’arrivée du courrier ordinaire et électronique.
Assurer les encaissements des sommes versées à la société
Assurer les versements bancaires des sommes encaissées
Fournir quotidiennement avec la supervision de la comptabilité de la société, le bordereau des encaissements et versements des sommes encaissées.

Administration du bureau

Organiser et participer à des réunions et des rendez-vous, pour s’assurer de leur bonne préparation et pour apporter une assistance générale.
Répondre aux questions posées par le grand public ; filtrer les appels téléphoniques et les requêtes et les gérer de manière appropriée ; accueillir et entretenir les visiteurs ; organiser et gérer les calendriers électroniques et prendre les rendez-vous.
Apporter aux membres du personnel, en cas de besoin, une assistance dans la production de documents dans l’intérêt de l’entreprise.
Apporter un appui administratif général à la Société en ce qui concerne les locaux pour bureaux, l’attribution du mobilier de bureau, l’équipement et les fournitures alloués à la Société. Demander l’exécution des travaux de réparation et de maintenance et veiller au suivi pour s’assurer que lesdits travaux ont été menés à bonne fin ;
Concevoir et préparer les différents documents et formulaires administratifs tels que les absences du personnel (congés annuels, absences exceptionnelles et congés de maternité).

Gestion des ressources

Aider la direction à gérer les questions relatives aux suivi des clients, le contentieux, examiner les dépenses de la petite caisse ; et attirer l’attention de la direction sur les problèmes;
Participer à la préparation de la revue annuelle et à mi-exercice des relevés de compte des propriétaires par la saisie et le suivi des données.

Profil requis