MSF recrute 01 Superviseur de Formation

MSF recrute 01 Superviseur de Formation pour l’Unité régionale RH

Sous la responsabilité hiérarchique du Learning and Développent Advisor à Dakar, coordonner le déploiement et la gestion administratives des formations prévues par l’Unité Régionale RH au Sénégal et dans la sous-région.

Assurer le suivi des cours de langues pour le personnel national et international AO.

Évaluer, définir, mettre en œuvre et superviser toutes les activités de formation dans la zone de l’Afrique de l’Ouest et Cameroun, en évaluant les connaissances du groupe cible en promouvant les services de formation MSF, en augmentant les connaissances de la population cible autour des formations offertes paf MSF via l’Unité HR de Dakar.

Améliorer les services de formation et en gérant le personnel impliqué dans les formations selon les protocoles et les valeurs de MSF.

Mission

Coordonner la mise en œuvre et assurer le suivi des formations :

En lien avec la L&D advisor, les cellules et les services formations de chaque section, planifier sur l’année les formations décentralisées, ainsi que les besoins selon les priorités et les orientations de l’Unité RH Dakar
Être en lien avec les différentes parties prenantes (service formation, référent technique, facilitateurs..) tout au long du processus d’organisation de la formation (lancement de l’invitation, réception de la liste de participants, procédures administratives…)
Effectuer les demandes de devis d’hôtels, les valider en lien avec l’organisateur et le service Finance.
Assurer le bon déroulement logistique des journées de formation (impressions, matériel, repas…) en lien avec le service Logistique
Organiser et animer le Welcome To MSF (online ou présentiel)
Assurer le reporting de l’activité formation sur l’unité RH Dakar
Analyser le contexte (pratiques administratives, culture locale, les perceptions et pratiques cliniques) pour proposer l’adaptation des activités de formation et soutenir l’interaction entre l’unité Rh et les cellules basées à Dakar.
Mettre à jour la stratégie de formation et les activités connexes par le biais du plan annuel et du budget alloué (objectifs, population cible, messages, activités de formation, actions spécifiques, etc.)
Identifier des indicateurs afin de suivre les résultats et les réalisations des activités de formation et utiliser les outils concrets pour mesurer et suivre ces activités.
Identifier, proposer la conception et la recherche du matériel pédagogique et des outils illustratifs utiles aux activités afin d’améliorer la qualité des messages
En étroite coordination avec les autres services de l’Unité RH (Administration, recrutement, Mobilité et gestion de carrière) planifier et superviser les processus de formations associées aux RH du personnel recruté et suivi par Dakar.

Administrer les formations pour les participants (personnel expatrié et national) et les intervenants (internes et externes) :

Organiser les arrivées/départs des participants et des facilitateurs (lettre d’invitation, PCR, demandes de visa, gestion des billets d’avion),
Gérer les hébergements en lien avec l’hôtel et les navettes avec le prestataire de transport,
Fournir les informations pratiques aux différents interlocuteurs (participants, collaborateurs MSF, prestataires).
Assurer le suivi et la mise à jour des fichiers de suivi de participants et le Welcome to Sénégal (partie formation).
Assurer le suivi des dépenses liées aux formations en lien avec le Service Finance
En support à la L&D advisor, évaluer, anticiper et assurer les besoins en trésorerie pour chaque session de formation
Préparer et transmettre les demandes/retours de perdiem auprès des Finances puis distribuer les per diem et remboursement de frais aux participants et aux facilitateurs.
Etre garant de la conformité du dossier de factures à transmettre à la finance et de la traçabilité des payements effectués avant, pendant et après les sessions de formations.
Participer au suivi budgétaire

Assurer la gestion quotidienne des formations linguistiques et les stages cliniques pour le personnel national Afrique de l’Ouest :

Suivre mensuellement les parcours des apprenants et leurs progressions : points mensuels, rdv parcours avec certains apprenants, etc
Administrer et archiver les dossiers de formation en lien avec nos différents prestataires externes au Sénégal, à l’international et dans la région.
En étroite collaboration avec les cellules, suivre, administrer et archiver le processus de stage cliniques avec les collaborateurs externes (hôpitaux…)

Compétences professionnelles